Na co zwracać uwagę szukając nowego biura - 7 praktycznych wskazówek

Eyal Litwin jest wiceprezesem firmy Adgar Investments & Development Ltd., spółki matki Adgar Postępu Sp. z o.o., inwestora i dewelopera budynków Adgar Plaza usytuowanych  w centrum biznesowym na warszawskim Mokotowie. Adgar Plaza to dwa nowe, 10-piętrowe budynki klasy A: Adgar Plaza A i B o łącznej powierzchni 27 000 m2, należące do najlepiej wyposażonych biurowców w Warszawie.

Poniżej przedstawiamy wskazówki Eyala Litwina dla firm poszukujących powierzchni biurowej. Jest to 7 kluczowych czynników, które wpływają na warunki sprzyjające efektywnej pracy i stanowią potencjał dla rozwoju biznesu.

1. Wybierz lokalizację, która przyczyni się do rozwoju Twojego biznesu

Coraz większe znaczenie dla potencjalnych najemców ma lokalizacja. Polskie i międzynarodowe firmy często wybierają na swoje siedziby miejsca, dzięki którym znajdą się w doborowym towarzystwie. Zwracają przy tym uwagę na to, gdzie mieszczą się biura ich konkurentów. Tradycyjnie, ze względów strategicznych, centrum miasta pozostaje popularne. Jednakże, natężenie ruchu ulicznego, jak również dążenie do zwiększenia wydajności kosztowej sprawiają, że coraz większą popularnością cieszą się odrębne dzielnice biznesowe, które powstają w pewnej odległości od śródmieścia. Dla pracowników, którzy dojeżdżają do biura komunikacją miejską, duże znaczenie mają dogodne połączenia autobusowe i tramwajowe. W pełnej zgiełku i hałasu stolicy, ogromną zaletą budynku biurowego jest lokalizacja w pewnej odległości od głównych szlaków komunikacyjnych, która zapewnia pracującym ciszę i spokój.

2. Atrakcyjne otoczenie zwiększa zadowolenie pracowników i wydajność pracy

Dużą rolę odgrywa ciekawy projekt architektoniczny. Wśród elementów docenianych przez najemców powierzchni biurowej znajdują się tereny zielone lub dziedzińce, które zapewniają dostęp do światła słonecznego. Poza atrakcyjnością wizualną, gwarantują one maksymalne doświetlenie pomieszczeń biurowych światłem naturalnym. Z perspektywy pracujących – im więcej okien w budynku, tym lepiej. Najemcy powierzchni biurowej często zwracają nam uwagę, że dla pracowników niezwykle ważna jest możliwość otwierania lub uchylania okien, co daje im dostęp do świeżego powietrza.

3. Miejsca parkingowe oraz technologie dostępu do parkingu

Dla pracowników biura miejsce postojowe to priorytet. Nikt nie lubi spóźniać się do pracy z powodu trudności ze znalezieniem miejsca do zaparkowania samochodu. W nowoczesnych budynkach biurowych wysoki współczynnik miejsc parkingowych na poziomie 1:30 należy do standardowych wymagań stawianych przez najemców. Oznacza to, że jedno miejsce przypada na 30 m2 wynajętej powierzchni. Nowa, wygodna technologia dostępu do parkingu oparta o system identyfikacji tablic rejestracyjnych to kolejny przykład wartości dodanej. Jest to szczególnie wygodne np. w czasie deszczu, ponieważ nie trzeba uchylać szyby auta i korzystać z karty zbliżeniowej.

4. Elastyczna powierzchnia biurowa pozwala stworzyć warunki pracy, które najlepiej odpowiadają Twojemu biznesowi

Najemcy stawiają bardzo zindywidualizowane wymagania dotyczące aranżacji przestrzeni biurowej. Aby im sprostać już na etapie projektowania budynku należy przewidzieć możliwość dowolnego kształtowania i rozkładu pomieszczeń. W tym celu przewody elektryczne i telekomunikacyjne są doprowadzane do stanowisk pracy pod podłogą, co daje pełną swobodę rozmieszczenia wewnętrznych ścian lub nawet zrezygnowania z nich, bez ograniczeń związanych z okablowaniem. Aby przyciągnąć najemców warto zadbać o wysoki standard wyposażenia i wykończenia powierzchni wspólnych. Kolejny obserwowany przez nas trend to oferowanie w pełni wyposażonych aneksów kuchennych w odpowiedzi na rosnące wymagania najemców.

5. Dodatkowe udogodnienia w pobliżu biura oferują wartość dodaną, wygodę i komfort

Współcześnie najemcy zwracają coraz większą uwagę na usługi dodatkowe. Dla przykładu, firmy, które często organizują spotkania, doceniają możliwość wynajmu nowoczesnych i doskonale wyposażonych sal konferencyjnych w pobliżu ich siedziby. Dla pracowników ważne jest, aby w otoczeniu biura znajdowały się kina, centra handlowe, restauracje i kawiarnie, czyli miejsca, do których mogą wybrać się na lunch lub indywidualne spotkanie biznesowe oraz zrelaksować w czasie przerwy lub tuż po pracy. Inne usługi zapewniające wartość dodaną to zajęcia sportowo-rekreacyjne, takie jak odnowa biologiczna, spa, siłownia, basen, sale fitness oraz korty do gry w squasha.

6. Upewnij się, że budynek odpowiada Twoim obecnym i przyszłym potrzebom w zakresie bezpieczeństwa

We współczesnym biznesie kluczową rolę odgrywa szeroko rozumiane bezpieczeństwo. Chodzi zarówno o ochronę pracowników, sprzętu, jak również o pilnie strzeżone dane i know-how. Z punktu widzenia bezpieczeństwa informatycznego, biurowce XXI wieku przypominają pilnie strzeżone twierdze. W centralnych serwerowniach o najwyższym standardzie bezpieczeństwa obowiązuje kontrola dostępu obejmująca karty zbliżeniowe lub czytniki linii papilarnych, a najlepiej oba te rozwiązania równocześnie. Monitoring serwerowni, a następnie przechowywanie zapisu z kamer to konieczność. W nowoczesnych budynkach instaluje się zazwyczaj telewizję przemysłową, a monitoring w pomieszczeniach ochrony jest prowadzony przez 7 dni w tygodniu, 24 godziny na dobę. We współczesnym świecie, w którym w tak dużym stopniu zależymy od urządzeń elektronicznych, najemcy doceniają także bezpieczeństwo ciągłości dostaw prądu. Z tego powodu niezależne linie zasilające, zapasowe generatory prądu i centralne UPSy, które zapewniają nieprzerwaną pracę na wypadek awarii miejskiej sieci energetycznej, są bardzo pożądane przez najemców.

7. Przeanalizuj swoje potrzeby w zakresie technologii i usług dostępnych online

Firmy przywiązują coraz większą wagę do nowoczesnych technologii, takich jak bezprzewodowy dostęp do Internetu (WiFi) czy telefonia IP. Przykłady tych rozwiązań to sieć korporacyjna umożliwiająca prowadzenie video- i telekonferencji z oddziałami znajdującymi się na całym świecie, połączenia telefoniczne przez Internet, poczta głosowa o właściwościach skrzynki mailowej. Najemcy doceniają także sytuację, gdy zyskują bardziej bezpośrednią kontrolę nad warunkami pracy poprzez usługi dostępne online, takie jak kontakt z obsługą techniczną budynku, podgląd menu w pobliskiej restauracji lub stołówce, rezerwacja sal konferencyjnych czy obraz „na żywo” z kamer internetowych pokazujących natężenie ruchu na trasach wyjazdowych z biura.