Niezapłacona faktura? Procedury odzyskiwania długów

To jeden z powodów dlaczego firmy coraz częściej decydują się na działania windykacyjne. Wbrew powszechnym przekonaniom nie mają one nic wspólnego z „użyciem siły”. Sposoby odzyskania długu  zależą głównie od czasu, jaki minął od wyznaczonego terminu zapłaty oraz od postawy dłużnika wobec wierzyciela. Po określeniu tych czynników można zastosować procedury, które pozwolą rozwiązać problem niezapłaconych faktur.

Najpierw polubownie

Pierwsze działania mające na celu zmobilizowanie dłużnika do spłaty długu polegają na poinformowaniu go o zobowiązaniach jakie posiada względem nas. Stąd określane są one jako windykacja „na odległość”, lub „zza biurka”. Rozpoczyna się od korespondencyjnego wezwania do zapłaty, wraz ze szczegółami dotyczącymi konsekwencji niedochowania terminów zapłaty. W dalszej kolejności dochodzi do rozmowy telefonicznej, podczas której następuje ustalanie warunków i terminów spłaty. Warto, aby ten proces był realizowany przez osoby cechujące się asertywnością, doświadczeniem i umiejętnościami negocjacyjnymi.

Jeśli dotychczasowe działania nie skutkują spłatą zadłużenia, należy podjąć aktywność w terenie. Wizyty i spotkania osobiste z dłużnikami mają na celu określenie warunków rozwiązania zaistniałego problemu. Rola windykatora nie sprowadza się tylko do kontaktu z dłużnikiem, ale również polega na dokonywaniu ustaleń majątkowych, wywiadu środowiskowego pod kątem przyszłej egzekucji oraz negocjowaniu porozumień mających za przedmiot spłatę i zabezpieczenie wierzytelności.

Podstawowym celem windykacji polubownej jest doprowadzenie do niskokosztowego i szybkiego odzyskania należności poprzez przekonanie dłużnika, że lepszym – również dla niego - rozwiązaniem będzie spłata należności. Szczególnie istotne jest, by w toku działań przedsądowych doprowadzić do zabezpieczenia wierzytelności z udziałem dłużnika np. poprzez ustanowienie zabezpieczenia takiego jak: zastaw na rzeczy ruchomej, hipoteka na nieruchomości, przewłaszczenie na zabezpieczenie lub zabezpieczenie cywilne (m.in. poręczenie osoby trzeciej, wystawienie weksla in blanco). Jeżeli nie dojdzie do porozumienia ani zabezpieczenia, ważne jest zgromadzenie danych majątkowych przydatnych później przy zabezpieczeniu roszczeń i egzekucji należności. 

Nawet prawo budowlane stanie przed komisją

Windykacja przy użyciu środków przymusu państwowego

Jeśli działania polubowne nie doprowadzą do spłaty, zawarcia ugody pozasądowej lub też dłużnik nie wywiąże się z zawartej ugody, konieczne staje się skierowanie cywilnego powództwa o zapłatę na drogę sądową przed sąd cywilny (jeśli dłużnik jest osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej) lub sąd gospodarczy (jeśli dłużnik posiada przymiot przedsiębiorcy).

Warto zaznaczyć, że firmy windykacyjne nie dysponują żadnymi szczególnymi uprawnieniami uprzywilejowującymi je wobec dłużników. Mogą one reprezentować wierzyciela lub też dysponować wierzytelnością na podstawie dokonanej cesji wierzytelności. Nie ulega jednak wątpliwości, że profesjonalna firma windykacyjna dysponuje kadrą doświadczonych prawników, negocjatorów i psychologów, dzięki czemu efektywnie wykorzystuje uprawnienia na gruncie obowiązujących przepisów. Właściwe postępowanie sądowe można poprzedzić wezwaniem do próby ugodowej, które (przerywając bieg przedawnienia roszczenia) może doprowadzić do zawarcia przed sądem ugody.

Odrębnym trybem, który może mieć zastosowanie  w trakcie wszczętego już postępowania jest mediacja  : sąd może skierować sprawę do mediacji, której celem jest zawarcie ugody. Mediację prowadzi bezstronny, wyznaczony przez sąd mediator. Brak ugody w rezultacie mediacji nie wyklucza zawarcia ugody sądowej na późniejszym etapie postępowania sądowego. W procesie windykacji najbardziej istotna jest szybkość działania oraz konsekwencja w podejmowaniu kolejnych kroków wobec dłużnika.

Użytkowanie wieczyste – przeżytek z PRL-u

Kiedy sąd?

Jeśli polubowne sposoby odzyskania długu nie przyniosły efektu, bez zbędnej zwłoki należy skierować sprawę do sądu. W postępowaniu gospodarczym najbardziej korzystne dla wierzyciela jest postępowania nakazowe. Przede wszystkim jest najtańsze (1/4 „zwykłego” wpisu sądowego) i najbardziej efektywne, ponieważ nakaz zapłaty wydany przez sąd w tym trybie, stanowi tytuł zabezpieczenia, który umożliwia wierzycielowi np. skierowanie do komornika wniosku o wszczęcie egzekucji w celu zabezpieczenia dochodzonego roszczenia lub też skierowanie do sądu wieczystoksięgowego wniosku o wpisanie na nieruchomości dłużnika hipoteki.

Sąd wydaje nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym, o ile wierzyciel się tego domaga (stosowny wniosek w pozwie), a powód (wierzyciel przed sądem) udokumentuje przed sądem swoje roszczenia :

- dokumentem urzędowym,

- zaakceptowanym przez dłużnika rachunkiem (np. podpisaną fakturą),

- wezwaniem dłużnika do zapłaty i pisemnym oświadczeniem dłużnika o uznaniu długu,

- zaakceptowanym przez dłużnika żądaniem zapłaty, zwróconym przez bank i nie zapłaconym z powodu braku środków na rachunku bankowym.

Nakaz zapłaty wydawany jest także:

- przeciwko zobowiązanemu z weksla, czeku, warrantu lub rewersu, których prawdziwość i treść nie budzi wątpliwości,

- w sytuacji, w której roszczenia dochodzi bank na podstawie wyciągu z ksiąg bankowych,

- na podstawie dołączonej do pozwu umowy, dowodu spełnienia wzajemnego świadczenia niepieniężnego oraz dowodu doręczenia dłużnikowi faktury lub rachunku, jeżeli powód dochodzi należności zapłaty świadczenia pieniężnego lub odsetek w transakcjach handlowych określonych w ustawie z dnia 12 czerwca 2003 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (Dz. U. z 2003 r. Nr 139, poz. 1323).

W innych przypadkach wierzyciel dochodzi swoich roszczeń najczęściej pozwem o wydanie nakazu w postępowaniu upominawczym : tutaj musi opłacić pełny wpis sądowy (3/4 jest mu zwracane w razie uprawomocnienia się nakazu). Nakaz w postępowaniu upominawczym nie jest tytułem zabezpieczenia. Warto pamiętać, że wiedza o majątku dłużnika zgromadzona na wcześniejszym etapie windykacji, może być przydatna już na etapie postępowania sądowego: wierzyciel może bowiem zgłosić wraz z pozwem lub po jego wniesieniu wniosek o zabezpieczenie powództwa np. poprzez ustanowienie hipoteki na nieruchomości dłużnika, zajęcie udziałów dłużnika w spółce itd.

Czy warto gromadzić faktury za zakupione materiały budowlane? Rozlicz różnicę w podatku VAT.

Kontrolowanie sytuacji

Wniesienie sprawy do sądu nie powinno oznaczać zaprzestania kontaktu z dłużnikiem. Istotą windykacji jest działanie kompleksowe. Wiadomo skądinąd, że niektórzy dłużnicy są specjalistami w przeciąganiu spraw przed sądem. Dlatego też konieczny jest dalszy kontakt i wywieranie presji na dłużnika na każdym etapie postępowania. Windykator – wierzyciel może i powinien korzystać z innych możliwości przyznanych mu przez prawo np.:  skierowania wobec dłużnika niewypłacalnego wniosku o ogłoszenie jego upadłości, wpisanie dłużnika do rejestru dłużników niewypłacalnych KRS, umieszczenie dłużnika w jednym z funkcjonujących w Polsce Biur Informacji Gospodarczej, zawiadomienia organów ścigania o podejrzeniu popełnienia przez dłużnika przestępstwa (jeśli są ku temu przesłanki), czy ogłosić publicznie zamiar zbycia wierzytelności wobec dłużnika.

Prawomocny nakaz lub wyrok sądu jest tytułem wykonawczym uprawniającym do wszczęcia egzekucji sądowej przez komornika. Warto wiedzieć, że komornik jest organem działającym – w granicach określonych przez prawo i dysponującym licznymi atrybutami przymusu – tylko na wniosek wierzyciela. Nie jest więc tak, że „komornika wysyła sąd”. To wierzyciel inicjuje i powinien ściśle kontrolować egzekucję. Skierowanie wniosku egzekucyjnego do komornika nie musi oznaczać oddania mu inicjatywy. Windykacja powinna trwać nadal.

Wierzyciel ma w zasadzie swobodę wyboru komornika. Wśród egzekutorów jest zdrowa konkurencja i firma windykacyjna z reguły ich zna pod kątem skuteczności (lub braku). Wierzyciel powinien wskazać we wniosku egzekucyjnym wszystkie znane mu składniki majątkowe należące lub mogące należeć do dłużnika celem ich zajęcia przez komornika. Ewentualnie zawnioskować do komornika o podjęcie poszukiwań majątku. Powinien też reagować na okoliczności mające miejsce w toku egzekucji. Warto również uczestniczyć  w czynnościach egzekucyjnych z udziałem komornika - w toku czynności mogą się pojawić kwestie wymagające aktywnego udziału wierzyciela. To wierzyciel jest gospodarzem egzekucji. Dobrze jest, aby we współpracy z komornikiem aktywnie wspierać jego działania, składając stosowne wnioski. W razie opieszałości komornika, jego niekompetencji, wierzyciel również powinien reagować jako czynna strona postępowania. W skrajnych przypadkach na czynności komornika (lub ich brak) przysługuje skarga do sądu rejonowego, przy którym komornik działa.