Aplikacje, które zmienią model prowadzenia biur w niedalekiej przyszłości

Ale co telefon ma wspólnego z biurem? W wyniku pandemii nasza biurowa rzeczywistość przeszła rewolucję – przeniosła się do nowej ery hybrydowego modelu pracy. Niestety wylądowała w tym świecie bez przysłowiowego telefonu komórkowego – czyli platformy „all in one”, która pomogłaby zarówno pracownikom, jak i pracodawcom zarządzać nową rzeczywistością.

Komentarz Małgorzaty Michalczyk, dyrektor ds. administracji w Colliers International

Czytaj również: Jak szybko zbudować platformę e-commerce B2B w firmie?

Połączenie pracy z biura z pracą z domu lub innej lokalizacji, które w wyniku pandemii stało się codziennością wielu firm, zmieni oblicze naszego stylu pracy w najbliższych latach. Jak wynika z globalnego badania Colliers „Exploring the post COVID-19 Workplace”, większość z nas będzie chciała w różnych proporcjach łączyć pracę z biura z pracą z domu, aby korzystać z efektu synergii w łączeniu życia zawodowego z prywatnym.

^{Źródło: “Exploring the post COVID-19 Workplace”, Colliers}

Czytaj również: Comarch e-Consultant - rozwiązanie skrojone pod dzisiejsze potrzeby rynkowe

Nowy model zmieni sposób korzystania z biura, które od teraz będzie miejscem odwiedzanym przez nas w celu interakcji, spotkań i wymiany informacji z innymi. Nawiązując do powyższych statystyk, liczba osób odwiedzających biuro w danym czasie może zmniejszyć się nawet o połowę. W efekcie, firmy będą starały się dostosować powierzchnię biur do nowej rzeczywistości. Ten trend spowoduje, że pracę w biurze trzeba będzie dokładnie planować, rezerwując niezbędne aktywa (biurko, salka do spotkań, miejsce parkingowe). Niezbędna stanie się więc prosta aplikacja, która pozwoli pracownikom w łatwy sposób zaplanować wizytę w biurze, a pracodawcom – dostosować zasoby do nowych potrzeb.

Podobnie jak wspomniane smartphony, aplikacja do planowania pracy w biurze powinna dawać pracownikowi możliwość zaplanowania wszystkich aktywności z nią związanych, w jednym miejscu. Przykładem takiego rozwiązania jest wdrożona w Colliers International aplikacja Office App, dzięki której można np. zarezerwować biurko, salkę konferencyjną, miejsce parkingowe oraz zarejestrować gościa. Dodatkowo aplikacja umożliwia również rozwiązania takie, jak: zgłoszenie usterki w biurze do systemu helpdesk, opcję Event, dzięki której pracownicy są informowani o bieżących szkoleniach i innych wydarzeniach firmowych, a także kategorię „lunch with me”, dzięki której mogą w szybki sposób umówić się na obiad ze swoimi znajomymi z pracy. Aplikacja może być zintegrowana z innymi systemami, np. systemem kontroli dostępu lub systemem parkingowym budynku, co daje nowe możliwości w kompleksowej obsłudze pracownika.

Aplikacje dla biur będą tworzone, aby ułatwić pracownikom i pracodawcom sprawne funkcjonowanie w biurze i łatwe zarządzanie nim, ale tym, co powoduje, że aplikacja zaczyna żyć, są ludzie – komunikacja, interakcja między nimi. Aplikacja powinna więc być nie tylko systemem do rezerwacji, ale przede wszystkim do komunikowania się z pracownikami i informowania ich w ciekawy sposób o tym, co dzieje się w biurze np. przy pomocy zdjęć, atrakcyjnych postów. Pracownicy powinni mieć możliwość uczestniczenia w tej komunikacji poprzez komentowanie, „lajkowanie” postów bądź umieszczanie swoich własnych wpisów. Dzięki temu, nawet poza biurem, pracownicy czują się włączeni w życie firmy, wiedzą co dzieje się w biurze i mogą aktywnie w tym biurowym życiu uczestniczyć. Sekcja „community” to namiastka social mediów, która powoduje, że pracownicy z ciekawością będą zaglądać i sprawdzać na bieżąco, co ciekawego dzieje się w firmie. Możliwość tworzenia społeczności to aspekt szczególnie ważny w modelu hybrydowym, w którym ze względu na rozproszenie pracowników budowanie wzajemnych relacji, jak i więzi z organizacją jest utrudnione.

Dla niektórych z nas planowanie pracy w biurze przy pomocy aplikacji będzie nowym nawykiem. Pamiętajmy jednak, że nasze organizacje co roku powiększają się o kolejne szeregi młodych pracowników, którzy wychowali się już w świecie internetu i aplikacji. Dla tych osób korzystanie z narzędzia typu Office App będzie naturalne, ponieważ już teraz przy pomocy aplikacji zamawiają oni jedzenie, taksówki, loty, hotele, bilety na koncerty i do kina, wizyty lekarskie i usługi kosmetyczne. Dlaczego więc w podobny sposób nie mieliby planować swojej pracy?

Aplikacja do zarządzania biurem ma tę zaletę, że zbiera dane o wszystkich rezerwacjach. Dzięki temu pracodawca otrzymuje dodatkową korzyść – system generuje na bieżąco precyzyjne statystyki, w jaki sposób dana firma korzysta z biura, jaki jest wskaźnik zajętości w danym czasie i z jakich funkcjonalności pracownicy korzystają najczęściej. Jest to niezwykle cenna informacja zwrotna, która pokazuje, w jakim kierunku biuro powinno się zmieniać, jak dostosować jego wielkość i funkcje do potrzeb użytkowników. Zatem dane z aplikacji będą kreowały kształt biura przyszłości danej organizacji.

Aplikacja Office App powstała, aby zarządzać biurem w hybrydowym modelu pracy, ale my nazywamy ją aplikacją na dobre i złe czasy, ponieważ okazała się także doskonałym narzędziem do zarządzania biurem i bezpieczeństwem pracowników w czasie pandemii. W aplikacji zaszyliśmy zasady funkcjonowania biura w czasie pandemii i oddaliśmy system w ręce użytkowników. Zaznaczyliśmy na planie biura, które stanowiska pracy są dostępne, a które nie, ile osób może korzystać z poszczególnych salek konferencyjnych. Dzięki temu, w prosty sposób zarządzamy liczbą osób w biurze, dystansem między stanowiskami pracy, a w razie przypadku zakażonego wirusem pracownika, jesteśmy w stanie szybko sprawdzić, które osoby były w danym czasie w biurze i są potencjalnie narażone na zakażenie. Aplikacje są łatwym w implementacji narzędziem, które wspiera zarówno pracowników, jak i organizacje w dostosowaniu się do nowej sytuacji. Są intuicyjne, przyjemne w użytkowaniu i oferują nowe możliwości. Możemy się więc spodziewać, że niebawem aplikacje staną się standardem naszej biurowej rzeczywistości.