Codzienne problemy prawno-organizacyjne w firmach transportowych

Mocna pozycja polskiego sektora transportu na arenie międzynarodowej nie chroni go przed typowymi dla branży problemami. Nawet wprowadzenie Pakietu Mobilności przez Unię Europejską, służące poprawie warunków pracy i zabezpieczeniu praw pracowników, przyniosło za sobą szereg trudności dla przedsiębiorców.

Wyzwaniami prawnymi, z którymi najczęściej mierzą się firmy transportowe w swojej działalności są  m.in. kwestie dotyczące delegowania kierowców, wprowadzenia tachografów drugiej generacji, nieprawidłowości w umowach przewozu oraz błędy w wypełnianiu dokumentacji CMR. Problematyczne są również regulacje związane z wjazdem do zielonych stref oraz kwestie dotyczące wtargnięcia nielegalnych imigrantów do pojazdu w przewozach towarów do Wielkiej Brytanii. Warto więc przyjrzeć się bliżej tym aspektom, aby zrozumieć, jakie  problemy napotykają firmy transportowe w codziennej działalności i które rozwiązania mogą być dla nich pomocne.

Pakiet Mobilności – pomoc, ale i wyzwanie 

Wprowadzenie przez Unię Europejską Pakietu Mobilności w 2022 roku, a potem kolejnych zmian w regulacjach w 2023, wywróciło do góry nogami cały sektor transportowy. Pakiet ten, mający na celu uregulowanie i większą kontrolę nad działalnością firm transportowych, a także zabezpieczenie praw pracowników tego sektora, dla wielu firm okazał się sporym wyzwaniem. Jak się okazało, przeszkodą stały się nie tyle same problemy prawne, co nowe przepisy obciążające przedsiębiorstwa z branży nowymi obowiązkami. Wspomniane zmiany doprowadziły do generowania nowych, znaczących kosztów, chaotycznej reorganizacji pracy czy problemu z nielegalnym kabotażem, który doprowadził do nieuczciwej konkurencji i zagroził warunkom pracy kierowców:

- Jednym z głównych problemów prawnych, z którymi borykają się przedsiębiorcy z branży TSL po wprowadzeniu Pakietu Mobilności, jest konieczność dostosowania się do skomplikowanych przepisów dotyczących organizacji pracy kierowców i odpoczynku, co wiąże się z ograniczeniami i rygorystycznymi limitami. To z kolei generuje znaczne koszty operacyjne oraz wymaga ścisłej kontroli i monitoringu, aby uniknąć naruszeń prawa. Dodatkowe wyzwanie stanowi również obowiązek uzyskania licencji dla pojazdów typu bus. Spora część przedsiębiorców miała problem z terminowym złożeniem wniosku, przez co prowadzili działalność bez licencji, narażając się na bardzo wysokie kary lub zawieszali ją do czasu uzyskania pozwolenia. Co więcej, nowe przepisy Pakietu Mobilności wymusiły także konieczność dostosowania systemu kadrowego do nowych zasad rozliczania PIT i ZUS. Oprócz tego, przedsiębiorcy musieli stawić czoła wyzwaniom związanym z niejasnością i czasami niekompletnością nowych przepisów unijnych. Aktualizacje regulacji unijnych wciąż niestety wymagają przeprowadzania nowych analiz prawnych i konsultacji – mówi Maciej Maroszyk, Dyrektor Operacyjny TC Kancelarii Prawnej.

^{Fot. Depositphotos}

Czytaj również: Jak wysokie mogą być kary umowne w zleceniach przewozowych i jak ich uniknąć?

Wyzwaniem dla firm transportowych  są również restrykcje dotyczące kabotażu. Mają one zapobiegać nadmiernemu wykorzystywaniu tej formy przewozu przez zagraniczne firmy. Ograniczenia powodują dodatkowe trudności w zarządzaniu operacjami transportowymi i mogą prowadzić do sporów prawnych. Wszystkie te kwestie wymagają od przedsiębiorców z branży TSL stałego dostosowywania się do zmieniających się przepisów i ścisłego przestrzegania prawa, co stwarza dodatkowe wyzwania operacyjne.

Kto jest odpowiedzialny - przewoźnik czy spedytor?

Kolejną istotną kwestią jest świadomość, że obowiązki związane z Pakietem Mobilności nie dotyczą tylko przewoźników. Trzeba pamiętać także o wykroczeniach spedytorów. Odgrywają oni kluczową rolę w organizacji i koordynacji przewozów. Jednak nie zawsze dostrzegają, że ich działania również podlegają regulacjom i wymogom prawnym, a nieścisłości w dokumentacji czy niedopełnienie obowiązków mogą prowadzić do sankcji. Z tego powodu ważne jest, aby spedytorzy byli świadomi swoich obowiązków i mieli odpowiednią wiedzę na temat obowiązujących przepisów.

- Spedytorzy często są pośrednikami między przewoźnikami a klientami. Dlatego muszą być w stanie jasno określić, jakie obowiązki spoczywają na przewoźnikach i klientach oraz dbać o prawidłowe dokumentowanie wszystkich transakcji. Nieścisłości w umowach czy brak odpowiedniej dokumentacji mogą prowadzić do nieporozumień, a nawet sporów prawnych – mówi Maciej Maroszyk z TC Kancelarii Prawnej.

Nowe i problematyczne tachografy

W świetle problemów z Pakietem Mobilności, nie można zapomnieć o wyzwaniach dotyczących nakazu korzystania z nowych tachografów drugiej generacji. Jak się okazało, przez brak tego typu urządzeń na rynku, pojawił się problem z terminową rejestracją pojazdów, a także karami za wykonywanie usług wyłączonych z przepisów o delegowaniu.

- Obowiązujące od 21 sierpnia 2023 roku przepisy uniemożliwiają wykonywanie załadunku i rozładunku bez zamontowania wyższej generacji tachografów w nowych pojazdach. A brak przestrzegania tych regulacji wiąże się z wysokimi karami. Co niepokojące, tachografów cyfrowych drugiej generacji na rynku nie ma i nie będzie do końca bieżącego roku ze względu na problemy Europejskiej Agencji Kosmicznej z wdrożeniem systemu nawigacji satelitarnej Galileo. Sprawa ta stała się więc wyjątkowo alarmująca dla firm transportowych, które muszą być gotowe na adaptację do zmieniającego się otoczenia prawno-organizacyjnego – mówi Maciej Maroszyk z TC Kancelarii Prawnej.

Chcąc zachować harmonogram wprowadzania Pakietu Mobilności, Komisja Europejska podjęła kroki w kierunku uregulowania wymogów dotyczących montażu nowych tachografów. Nowe przepisy umożliwiły montowanie tachografów przejściowych do maja 2024 roku. Jednak nie oznacza to braku wydatków, które muszą ponieść przedsiębiorcy wraz z wymianą na nowe urządzenia.

Delegowanie kierowców do przewozów międzynarodowych

Codzienne problemy prawne często pojawiają się także przy delegowaniu kierowców do pracy, szczególnie przy przewozach międzynarodowych. Co ciekawe, stało się to znacznie bardziej skomplikowane wraz z wprowadzeniem Pakietu Mobilności. Od tego momentu, firmy transportowe musiały dostosować minimalne stawki wynagrodzenia do płac w tych krajach, w których pracują delegowani pracownicy. To z kolei doprowadziło do nagłego wzrostu kosztów operacyjnych, wpływającego na rentowność i płynność finansową firm.

- Delegowanie kierowców wymaga dbałości o wiele aspektów, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych. Po pierwsze, każdy kraj ma własne przepisy dotyczące zatrudnienia i delegowania pracowników, dlatego firmy muszą być świadome różnic między nimi. Co więcej, delegowanie pracowników wymaga sporządzenia wielu dokumentów, takich jak umowy, zaświadczenia o ubezpieczeniach społecznych, dowody opłacania podatków, co wymaga staranności w dokumentowaniu procesów. A konieczność dostosowania umów  do nowych przepisów może prowadzić do konfliktów i sporów prawnych, zwłaszcza jeśli pracownicy oczekują zwiększenia wynagrodzenia lub innych korzyści z tytułu tych zmian – wyjaśnia Dyrektor Operacyjny TC Kancelarii Prawnej.

Ekspert dodaje także, że wprowadzenie nowych przepisów może skutkować zwiększonym nadzorem ze strony organów kontrolnych i inspekcji pracy. Firmy muszą zatem dbać o to, aby wszystkie wymogi były spełnione, aby uniknąć ewentualnych sankcji.

- Delegowanie kierowców w transporcie drogowym wiąże się z obowiązkami, które nakłada ustawa dotycząca delegowania w danym kraju - na przykład w Polsce jest to Państwowa Inspekcja Pracy. Przedsiębiorcy muszą złożyć odpowiednie zgłoszenie poprzez formularz internetowy, a najpóźniejszy termin stanowi dzień rozpoczęcia delegowania w danym kraju. Warto zaznaczyć, że obowiązek ten dotyczy transportów typu cross trade i kabotażu. A problemy prawne mogą wynikać również z niewłaściwej interpretacji rodzaju transportu przez kierowcę, co może prowadzić do mandatów i kar – mówi Maciej Maroszyk.

Nieprawidłowości w umowach przewozu

Poza zmianami prawnymi, nie bez znaczenia w świetle codziennych problemów prawnych firm transportowych pozostaje sama konstrukcja umów przewozu. Choć są  kluczowym elementem regulującym działalność przewoźników, często zawierają błędy lub absurdy, które doprowadzają do konfliktów i problemów prawnych.

- Jednym z palących problemów są niekorzystnie sformułowane zapisy w umowach przewozu. Prowadzą one do nieporozumień i sporów między przewoźnikiem a klientem. Niejasno napisane umowy mogą skutkować również trudnościami w interpretacji praw i obowiązków stron, co stwarza ryzyko sporów sądowych – wskazuje Maciej Maroszyk z TC Kancelarii Prawnej.

W rozwiązywaniu tych problemów kluczową rolę odgrywa profesjonalne doradztwo prawne.

Błędy w dokumentacji CMR

Problematyczna jest także błędnie wypełniona dokumentacja CMR – co ciekawe, fakt ten często wynika nie tyle z niedbałości, co z niewiedzy przewoźników. Jednak wprowadzenie elektronicznej wersji eCMR sprawi, że problemy te będą zniwelowane, ponieważ system może automatycznie weryfikować i korygować błędy wypełnionej dokumentacji, eliminując nieścisłości wynikające z niewiedzy przewoźników oraz upraszczając proces tworzenia i przesyłania dokumentów CMR. Co więcej, zniknie problem ze zbyt późnym dostarczaniem dokumentacji.

- Często to właśnie nieprawidłowe lub niekompletne informacje zawarte w dokumentacji CMR prowadzą do sporów, zwłaszcza jeśli wpływają na prawa i obowiązki zaangażowanych w proces transportu stron. Błędy w dokumentach przewozowych wpływają również na zakłócenia w operacjach logistycznych, takie jak opóźnienia w transporcie, nieprawidłowe dostawy towarów lub trudności w rozwiązywaniu reklamacji przewozowych. Tego rodzaju uchybienia mogą skutkować karami umownymi lub grzywnami nałożonymi przez organy kontrolne w przypadku wykrycia nieprawidłowości w dokumentacji. W związku z tym, konieczność prawidłowego wypełniania tradycyjnych dokumentów CMR pozostaje kluczowym aspektem w działalności branży transportowej, niezależnie od potencjalnych udogodnień wprowadzanych przez eCMR - dodaje Dyrektor Operacyjny TC Kancelarii Prawnej.

Nieznajomość prawa szkodzi?

Warto mieć na uwadze to, że nieznajomość prawa ma negatywny wpływ na prowadzoną działalność.  Przykładowo, jeśli kierowca wjedzie w obszar, gdzie obowiązują określone przepisy ruchu drogowego i nie będzie ich przestrzegać, otrzyma mandat. Tak też jest w innych przypadkach związanych z działalnością transportową, na przykład w związku  z brakiem staranności przy rejestracji i  zgłoszeniu pojazdów. Wielu przedsiębiorców może pomijać te obowiązki lub nie sprawdzać pojawiających się zmian w przepisach. Często zdarza się, że osoby, które zarejestrowały swoje pojazdy kilka lat temu, uważają, że dokumenty te wciąż obowiązują bez zmian. To jednak błąd, ponieważ przepisy się zmieniają, dlatego monitorowanie i regularne dostosowywanie się do nowych norm jest niezbędne.

- Firmy transportowe często szukają sposobów na maksymalizację zysków, dlatego kierowcy mogą próbować unikać przestrzegania niektórych przepisów, np. nie zatrzymując się w bazie w określonym czasie. Należy jednak pamiętać, że naruszanie przepisów może prowadzić do konsekwencji prawnych i jest działaniem ryzykownym – przypomina Maciej Maroszyk z TC Kancelarii Prawnej.

Czytaj również: Kiedy podwyższenie kapitału spółki pozwala na zwolnienie z podatku PCC

Firmy transportowe muszą codziennie stawiać czoła różnym problemom prawno-organizacyjnym, które znacząco wpływają na ich działalność. Część z nich jest związana z wprowadzeniem Pakietu Mobilności i nowymi wymaganiami dotyczącymi wynagradzania pracowników. Do poważnych konsekwencji prawnych mogą prowadzić również nieścisłości w umowach przewozu i dokumentacji CMR. Z tego względu ważne jest, aby firmy transportowe regularnie aktualizowały swoją wiedzę prawno-organizacyjną. Nieocenioną pomocą w tym zakresie służą wyspecjalizowane kancelarie prawne,   których wiedza i doświadczenie pozwalają unikać lub rozwiązywać problemy i konflikty prawne.