Czy przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność prawną za oszustwa pracownika?

W wyroku z 3 września 2024 r. NSA uznał, że spółka odpowie za oszustwa VAT-owskie swojego pracownika nawet jeśli nic o nich nie wiedziała. Zdaniem sądu powinna tak organizować i nadzorować pracę, by móc wykrywać takie nieprawidłowości. Wyrok NSA oznacza, że przedsiębiorcy powinni wdrażać w swoich zakładach pracy nadzór, także księgowy i prawny, nad działaniami pracowników, jeśli nie chcą odpowiadać za dokonywane przez nich oszustwa.

Do zapłaty podatku jest zobowiązany wystawca faktury

Zasadniczo każdy odpowiada za swoje czyny, ale w zakresie działalności przedsiębiorstw za czyny swoich pracowników odpowiedzialność może ponieść również pracodawca. Na mocy art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wystawca faktury zobowiązany jest do zapłaty wykazanego na niej podatku. O zapłatę VAT-u z faktury organy skarbowe występują więc do firmy, która widnieje jako jej wystawca. Nie pytają, czy firma wiedziała o sporządzeniu dokumentu czy nie.

Wysokie kary za tzw. puste faktury

Jeśli nieprawidłowości zostaną ujawnione po terminie rozliczenia VAT za dany okres, przedsiębiorcy prócz uregulowania zaległego podatku muszą ponieść karę w postaci odsetek. W przypadku uznania działalności firmy za noszącą znamiona oszustwa podatkowego (art. 56 Kodeksu karnego skarbowego) albo wyłudzenia zwrotu VAT (art. 76 K.k.s.) może jej grozić grzywna nawet 41 mln zł w 2024 r. (720 stawek dziennych) albo kara pozbawienia wolności, lub obie kary łącznie. Co więcej, fałszerstwo faktur penalizowane jest również przez Kodeks karny. Zgodnie z jego art. 271a, za tego rodzaju przestępstwo grozi kara pozbawienia wolności od 6 miesięcy do nawet 20 lat. Kwestia przypisania winy za wystawienie nierzetelnej faktury może być więc dla przedsiębiorców bardzo istotna.

Pytanie do TSUE

W połowie 2022 r. Naczelny Sąd Administracyjny wystąpił do Trybunału Sprawiedliwości UE z pytaniem, czy w przypadku wystawienia przez pracownika fikcyjnej faktury z danymi pracodawcy, ale bez wiedzy i zgody tego drugiego, zobowiązanym do zapłaty VAT z takiej faktury powinien być pracownik czy pracodawca? I czy dla odpowiedzi na to pytanie istotne znaczenie powinno mieć dochowanie przez pracodawcę należytej staranności w nadzorze nad pracownikiem?

Fikcyjne faktury wystawiane przez pracownika

Sprawa jaka zawisła przed NSA dotyczyła spółki z o.o. prowadzącej stację paliw. Od 2005 r. zarządzana była przez zatrudnioną managerkę. Kontrola podatkowa wykazała, że w latach 2010 – 2014 spółka wystawiła 1 679 tzw. pustych faktur, czyli takich które nie odzwierciedlają rzeczywistej sprzedaży towarów. Wartość wyłudzonego VAT, czyli uszczupleń należności Skarbu Państwa, wyniosła blisko 1,5 mln zł.

Czytaj również: Praca zdalna z zagranicy a konsekwencje podatkowe i finansowe

Proceder polegał na tym, że managerka zbierała prawdziwe paragony wystawione przez pracowników klientom, którzy ich nie pobierali. Następnie podpinała je pod faktury wystawiane na rzecz podatników VAT. Ci włączali faktury do rozliczeń VAT swoich firm, zyskując dzięki temu możliwość obniżania zobowiązań w podatku od towarów i usług. Jak tłumaczyła spółka, proceder nie był łatwy do wykrycia, bo faktury odzwierciedlały autentyczne paragony odpowiadające rzeczywistym sprzedażom. Do tego sporne dokumenty były rejestrowane w systemie stacji paliw w innym formacie niż rzetelne faktury wystawiane przez spółkę, a dostęp do nich był możliwy jedynie po odblokowaniu komputera managerki.

Firmy muszą się mieć na baczności, jeśli nie chcą odpowiadać za oszustwa pracownika

Zarówno naczelnik urzędu skarbowego, jak i Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie uznały, że spółka nie podjęła odpowiednich kroków, które uchroniłby przed wystawieniem spornych faktur, i dlatego powinna ponieść odpowiedzialność (sygn. akt I SA/Lu 987/17). Na skierowane w tej sprawie pytanie NSA, Trybunał Sprawiedliwości w wyroku z 30 stycznia 2024 r. odpowiedział, że taką odpowiedzialność można przypisać pracodawcy tylko pod warunkiem wykazania, że nie dochował on należytej staranności, rozsądnie wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika. TSUE wskazał na utrwaloną linię orzeczniczą Trybunału, zgodnie z którą wymaga się, aby podmiot gospodarczy przedsięwziął wszelkie środki, jakich można od niego racjonalnie wymagać, w celu upewnienia się, że dokonywana przez niego transakcja nie prowadzi do udziału w oszustwie w VAT (sprawa C-442/22, P. sp. z o.o. przeciw Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej w Lublinie).

Pracodawca musi dochować należytą staranność w nadzorze

W oparciu o ww. wyrok 3 września NSA rozstrzygnął sprawę spółki orzekając, że ponosi ona odpowiedzialność VAT na podstawie art. 108 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Jak relacjonuje Business Insider[i], sąd stwierdził, że nie można mówić o dochowaniu przez spółkę należytej staranności w nadzorze nad swoim pracownikiem, skoro przestępczy proceder trwał tak długo (ponad 3 lata). W tym czasie komputer managerki nie podlegał jakiejkolwiek kontroli. Jeśli pracodawca umocowuje swojego pracownika do wystawiania w jego imieniu faktur, to powinien zadbać o odpowiedni system monitorowania prawidłowości tego procesu (sygn. akt I FSK 1212/18).

Jak firmy mogą się zabezpieczyć?

Chodzi po pierwsze o wprowadzenie środków nadzorujących pracę pracowników, zwłaszcza w tak newralgicznych obszarach jak finanse, sprzedaż czy księgowość. Jak wskazał NSA, mogą to być procedury kontroli wewnętrznej, dokonywanej np. przez wyspecjalizowanego pracownika, lub kontroli zewnętrznej, przeprowadzanej przez profesjonalny podmiot zewnętrzny.

W przypadku obiegu faktur i dokumentów finansowych dobrym rozwiązaniem jest powierzenie nadzoru księgowego zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu podmiotowi , który będzie odpowiadał za monitorowanie i korygowanie wewnętrznego działu księgowego. Innym sposobem jest outsourcing księgowy, czyli powierzenie obsługi księgowe zewnętrznemu  partnerowi. Ważne by taki podmiot dobrze rozumiał biznes klienta, by być w stanie wychwycić potencjalne słabe punkty.

Poza ww. środkami, takimi jak stały, lub chociaż cykliczny, nadzór księgowy, czy audyt prawny, warto również zadbać o stworzenie precyzyjnych regulaminów pracy w firmie. Chodzi o podjęcie wszelkich możliwych środków, które zapewnią o dochowaniu należytej staranności w nadzorze nad działalnością pracowników. W niemal identycznej sprawie, WSA w Warszawie orzekł, że pracodawca nie może ponosić odpowiedzialności za przestępcze działania swojego podwładnego, pod warunkiem istnienia dobrej wiary po stronie pracodawcy. W sprawie tej sąd uznał, że spółka posiadała procedury bezpieczeństwa, dokonywała audyty wewnętrzne i zawiadamiała organy ścigania o swoich podejrzeniach co do przestępczej działalności pracownika. Stąd nie można jej przypisać winy w nadzorze (wyrok z 24 listopada 2023 r., sygn. akt III SA/Wa 1058/23). Również sam NSA w innych sprawach podkreślał, że zobowiązanym do zapłaty VAT z pustej faktury powinien być ten, kto się podszył pod inny podmiot (27 czerwca 2017 r., sygn. akt I FSK 1459/15). W wyroku z 23 października 2019 r. zwrócił uwagę, że przyjęcie innego stanowiska doprowadziłoby do sytuacji, że każdy przedsiębiorca ponosiłby odpowiedzialność za bezprawne posłużenie się ogólnodostępnymi w Internecie danymi na temat jego firmy. A to w prosty sposób prowadziłoby do bankructwa takich firm (sygn. akt I FSK 1037/17).

W przypadku zakwestionowania dochowania należytej staranności w nadzorze przedsiębiorcy mogą podejmować walkę w ochronie swojego interesu prawnego, zarówno przed organami, jak i przed sądem. Bo każda sprawa powinna być rozpatrywana indywidualnie, co czym świadczą rozbieżne wyroki sądów.

Czytaj również: Ustawa o sygnalistach wchodzi w życie 25 września wprowadza nowe obowiązki dla firm i administratorów danych osobowych

Autor: Robert Nogacki, radca prawny, partner zarządzający, Kancelaria Prawna Skarbiec, specjalizująca się w doradztwie prawnym, podatkowym oraz strategicznym dla przedsiębiorców