Jak skorzystać z ulgi B+R i jak prowadzić jej ewidencję?

Jak skorzystać z ulgi B+R?

„Podwójne” rozliczenie kosztów to nic innego jak odliczenie od podstawy opodatkowania wydatków poniesionych na działalność B+R, czyli kosztów kwalifikowanych w dwóch etapach.

Na pierwszym etapie podatnik rozlicza koszty w momencie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodu na zasadach ogólnych. Przykładowo, jeśli podatnik ponosi wydatki na badania lub rozwój nowych technologii np. koszty pracownicze, może je bezpośrednio odliczyć od przychodu, co obniży podstawę opodatkowania.

W drugim etapie te same wydatki co za pierwszym razem mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym PIT-36, PIT-36S lub PIT-36L oraz w załączniku do wspomnianych zeznań podatkowych składanych za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane. Dodatkowo w przypadku podatników podatku CIT, odliczenia należy dokonać w deklaracji CIT-8 w załączniku CIT/BR.

Czytaj również: Bezpieczeństwo pożarowe płyt warstwowych Arpanel — niezawodność i innowacja dla inwestorów

To oznacza, że oprócz standardowego odliczenia kosztów, podatnik w ramach ulgi B+R ma możliwość dodatkowego zmniejszenia podstawy opodatkowania, co prowadzi do dalszego obniżenia zobowiązania podatkowego.

Ewidencja ulgi B+R

Aby skorzystać z preferencji ulgi B+R, konieczne jest prowadzenie ewidencji kosztów kwalifikowanych oraz odpowiednia dokumentacja działań.

Pierwszym kokiem wyodrębnienia kosztów związanych z pracami B+R jest wyodrębnienie ich w ewidencji rachunkowej. Chociaż przepisy nie wskazują jednoznacznie, jak należy tego dokonać, powszechnie przyjętą praktyką jest odpowiednie rozplanowanie kont księgowych, co pozwala na osobne ujęcie kosztów kwalifikowanych. W niektórych przypadkach może to obejmować dodatkowe zestawienia, np. prowadzone w programie Excel.

Dziennik prac B+R

Równie ważne jest odpowiednie rozplanowanie dokumentacji, na podstawie której ewidencja ta będzie prowadzona. Kluczowym dokumentem staje się dziennik prac B+R.

Dziennik prac B+R, zwany również zestawieniem lub wykazem projektów B+R, jest podstawowym dokumentem szczególnie w firmach prowadzących liczne projekty badawczo-rozwojowe. Jego celem jest dokumentowanie zakresu oraz ilości podejmowanych działań, aby umożliwić ich identyfikację jako prace B+R w rozumieniu przepisów podatkowych.

Dziennik taki może być prowadzony na podstawie kart projektów, gdzie każdy projekt B+R zostaje szczegółowo opisany. W dokumentacji tej powinny znaleźć się m.in.:

• opis projektu,
• daty rozpoczęcia i zakończenia,
• harmonogram działań,
• wykaz osób zaangażowanych w projekt oraz przypisanie im konkretnych zadań,
• koszty ponoszone w ramach projektu.

Ewidencja czasu pracy

Kolejnym elementem niezbędnym do prawidłowego rozliczenia ulgi B+R jest ewidencja czasu pracy. Powinna ona uwzględniać czas, jaki pracownik poświęca na prace twórcze związane z konkretnymi projektami B+R. Jest to szczególnie ważne, ponieważ koszty wynagrodzeń i składek ZUS są uznawane za koszty kwalifikowane tylko w takim stopniu, w jakim pracownik faktycznie realizuje prace badawczo-rozwojowe.

Dla pracowników, którzy są w pełni zaangażowani w projekty B+R, ewidencja może być uproszczona. W przypadku tzw. pracowników mieszanych, którzy realizują zarówno prace B+R, jak i inne zadania, ewidencja powinna być szczegółowa. Powinna obejmować podział czasu na konkretne zadania i przypisanie ich do projektów B+R.

Pozostała dokumentacja prac B+R

Aby uwzględnić w kosztach kwalifikowanych materiały czy surowce, konieczna jest odpowiednia dokumentacja, w tym faktury dokumentujące zakup tych towarów. Ważne jest ścisłe przypisanie zużycia materiałów do konkretnych projektów lub w przypadku ŚT i WNiP użytkowanych zarówno w B+R, jak i w innych działaniach precyzyjne określenie czasu jaki spędziły maszyny na pracach związanych z danym projektem. Jeżeli dany środek trwały jest użytkowany wyłącznie na potrzeby B+R, całość amortyzacji może zostać zakwalifikowana jako koszt.

Analogiczne zasady obowiązują przy nabywaniu usług, takich jak ekspertyzy czy opinie jednostek naukowych. Taki system precyzyjnego śledzenia i przypisywania kosztów pozwala na transparentność i kontrolę wydatków związanych z projektami B+R.

Ulga B+R a dotacje

Korzystając jednocześnie z dotacji i ulgi B+R, warto zwrócić uwagę w jakiej części wydatki pokrywa dotacja. Gdyż wydatki pokryte wyłączenie z własnych środków będą stanowiły odliczenie w ramach ulgi B+R

Interpretacje organów podatkowych wskazują, że koszty kwalifikowane do ulgi B+R mogą być odliczane tylko w części niepokrytej przez dotację, zgodnie z art. 18d ust. 5 ustawy o CIT takie stanowisko potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0111-KDIB1-3.4010.77.2023.1.MBD z dnia 5 kwietnia 2023r.:

„Wykładnia językowa art. 18d ust. 5 u.p.d.o.p., wskazuje wyraźnie, że jeżeli koszt kwalifikowany został w jakiejkolwiek formie zwrócony podatnikowi, to w tej części nie podlega odliczeniu. Natomiast, taki koszt może być odliczony w części niepokrytej dofinansowaniem. Do takiego wniosku prowadzi też wykładnia funkcjonalna art. 18d ust. 5 u.p.d.o.p. Celem tego przepisu jest zapewnienie, by w kosztach stanowiących podstawę obliczenia ulgi badawczo-rozwojowej nie były uwzględniane koszty, których ciężaru ekonomicznego nie poniósł podatnik”.

Podsumowanie

Dzięki tym dwóm mechanizmom ulga B+R może znacząco wpłynąć na wyniki finansowe firmy, umożliwiając jednocześnie większe inwestycje w rozwój i innowacje. Warto zatem dobrze zrozumieć zasady przyznawania ulgi oraz upewnić się, że wszystkie kwalifikowane wydatki są prawidłowo dokumentowane i rozliczane.

Prowadzenie dokumentacji prac B+R to proces wymagający zaangażowania i staranności. Jednak odpowiednia organizacja ewidencji kosztów oraz dokumentacja projektów badawczo-rozwojowych to kluczowe elementy pozwalające na bezpieczne korzystanie z ulgi B+R. Precyzyjna ewidencja nie tylko ułatwia rozliczenia podatkowe, ale również pozwala na lepszą kontrolę nad kosztami i efektywnością projektów B+R.

Czytaj również: Okna PCV czy aluminiowe – które sprawdzą się w nowoczesnym projekcie?

Autor: Biuro rachunkowe Skarbiec Corporate Services, ekspert w dziedzinie księgowości dla firm i outsourcingu kadrowo-płacowego.W ramach Grupy Kancelarii Prawnych Skarbiec oferuje doradztwo podatkowe dla przedsiębiorców