Jak zarządzać portfelem nieruchomości?

Portfel nieruchomości to grupa obiektów, które charakteryzują się pewnymi indywidualnymi, a jednocześnie stałymi cechami, takimi jak:

• stałość lokalizacji (nieprzenaszalność);

• niepodzielność obiektu (pod względem kapitałowym, przestrzennym i fizycznym);

• niejednorodność (różne części składowe, takie jak budowle, budynki, grunty);

• wysoka kapitałochłonność i długookresowość;

• współzależność (na wartość nieruchomości mają bezpośredni wpływ nieruchomości sąsiednie);

• mała płynność.

W związku ze złożonym procesem inwestycyjnym, każda z portfelowych nieruchomości ma różną wartość ze względu na powyższe indywidualne cechy. W związku z tym, właściciel portfela nieruchomości – prywatny czy instytucjonalny – ma określone cele strategiczne związane z posiadanym portfelem, a rolą zarządcy jest dążenie do realizacji tych celów, wparcie, wiedza i zrozumienie zadań biznesowych postawionych przed zarządcą. Cele właściciela można uogólnić do dwóch kategorii: (1) dążenie do wykreowania dodatkowej wartości z posiadanego portfela lub (2) przygotowanie efektywnej strategii wyjścia spełniającego określone parametry. Zarządzający portfelem musi zrozumieć, który z celów jest priorytetowy i czy dotyczy całego portfela czy poszczególnych elementów.

Po pierwsze – strategia

Zarządzanie portfelem jest strategiczną formą zarządzania ukierunkowaną na długookresowe cele, które zostaną osiągnięte poprzez uwzględnienie, stworzenie oraz wdrożenie strategii mających na celu optymalizację rentowności nieruchomości. Usługi związane z zarządzaniem portfelem, podobnie jak indywidualnymi obiektami, zazwyczaj koncentrują się na maksymalizacji przychodów z nieruchomości (i portfela), zarządzaniu najmem, identyfikacji i minimalizacji ryzyk oraz optymalnym wykorzystaniu zasobów zarówno pod względem operacyjnym, jak i finansowym. Przy zarządzaniu portfelem nieruchomości niezwykle ważna jest optymalizacja, a co za tym idzie -  standaryzacja usług i planowanie każdego etapu procesu. Oczywiście, do każdej nieruchomości implementuje się osobną strategię i politykę, ale rolą firmy zarządzającej nieruchomościami jest ustandaryzowanie procesów i sposobu raportowania do właściciela obiektu i jednostki finansującej.

Kluczowe planowanie

Do zarządzania - czy to portfelem, czy obiektem - należy podchodzić w sposób dynamiczny, czyli na każdym etapie rozpatrywać miko i makrowarunki otoczenia. Firma zarządzająca portfelem nieruchomości musi być proaktywna i na bieżąco reagować na zmiany w otoczeniu obiektu, zmiany koniunktury na rynku i zawsze pamiętać o indywidualnych cechach nieruchomości i celach biznesowych właściciela.

Główne etapy planowania to:

• analiza sytuacji środowiskowej;

• poznanie i zrozumienie celów właściciela portfela;

• określenie celów oraz strategii indywidualnych obiektów i portfela;

• stworzenie planu oraz ustalenie wskaźników mierzących jego realizację, które pomogą nam podsumować działania, ocenić procesy i przeprowadzić ich ewaluację na każdym etapie;

• wdrożenie planu;

• monitorowanie i ewaluacja procesów – końcowym etapem procesu jest ocena wszystkich stron zaangażowanych w proces zarządzania portfelem nieruchomości, a po zamknięciu robi się tzw. „performance benchmarking” czyli analizy konkurencyjności obiektu wobec innych podobnych obiektów.

Jeden za wszystkie czy wszyscy za jedną (nieruchomość)

Ciekawe bywają porównania jak wygląda funkcjonowanie obiektów z portfolio będących u jednego zarządcy, a jak gdy nieruchomości te pozostają zarządzane przez kilka różnych firm. Każdy usługodawca posiada wewnętrzne procedury, standardy, zasady działania czy kulturę organizacyjną – ma to bezpośredni wpływ na jakość czy sposób wykonywania przez nich usług. Jeżeli portfel jest zarządzany przez jedną profesjonalną firmę mamy często do czynienia ze standaryzacją usługi, raportów, formy, jakości danych dostarczanych do danego klienta – zazwyczaj firma zarządzająca wyznacza tzw. opiekuna klienta, który dba o spełnienie jego oczekiwań i zapewnia jednorodną jakość usług w ramach portfela/klienta. Przy indywidualnym zarządzaniu, właściciel naraża się na rozproszenie jakości usług, różnice w jakości danych czy standardzie obsługi. Wydłuża się także czas reakcji na zgłoszone problemy – w przypadku zarządzania portfelowego czas reakcji jest zminimalizowany.

Standaryzacja, zaufanie i nauczenie się współpracy

Standaryzacja i efektywna komunikacja ma szczególne znaczenie w przypadku zróżnicowania portfela według rodzaju i klasy nieruchomości (biurowych, magazynowych czy handlowych) oraz położenia geograficznego, szczególnie jeżeli portfel jest rozproszony w kilku krajach. Ze względu na różnorodność podstaw prawnych, praktyki rynkowej i jego poziomu rozwoju, wyznaczenie standardów jakościowych, uzgodnienie i utrzymanie jakości i formy raportowania stają się elementami kluczowymi przy zarządzaniu portfelami. Jakość, terminowość, a także możliwość analizy i porównania danych jest kluczowa w podejmowaniu decyzji strategicznych dotyczących przyszłości nieruchomości. Korzyści wynikające ze standaryzacji usług i raportowania pokonują przeszkody wynikające ze specyfiki poszczególnych nieruchomości z różnych sektorów czy specyfiki różnych rynków nieruchomości.

Wykorzystać efekt skali

Oczywistym wydaje się, że przy zarządzaniu portfelem nieruchomości ważne jest wykorzystanie efektu skali przy organizacji przetargów dotyczących np. energii. Od czasu zmiany przepisów w 2008 roku i uwolnienia cen energii, każdy zarządca może negocjować stawkę za energię elektryczną, wybierać sprzedawców innych niż lokalny zakład energetyczny. Zarządca, sam lub przy pomocy profesjonalnych maklerów, może kupować energię na Towarowej Giełdzie Energii. Portfelowe zakupy dla dużego portfela nieruchomości lub nawet kilku budynków, stają się coraz bardziej opłacalne. Doświadczeni zarządcy obserwują trendy związane ze zmianą cen energii i znają najlepsze terminy na dokonanie zakupów, za stawki wynoszące czasem 50-80 milionów PLN. Umiejętności te są konieczne również do poprawnego zabudżetowania kosztów na rok następny. Oczywiście, efekt skali powinien mieć zastosowanie także do usług, które są typowe dla każdej nieruchomości, takich jak: zarządzanie techniczne, ochrona, sprzątanie. Przy korzystaniu z efektu skali należy przeanalizować indywidualne cechy poszczególnych budynków, uwzględnić potrzeby najemców i zastosowane rozwiązania techniczne tak, aby efekt skali był zmaksymalizowany, a nie przyniósł odwrotny skutek (wzrost kosztów usług dodatkowych).

Zarządzanie portfelem nieruchomości wymaga nie tylko oczywistych cech, takich jak doświadczenie, kompetencje, znajomość rynku nieruchomości, aspektów finansowych czy operacyjnych. Spełnienie potrzeb klienta i dbałość o wartość zarządzanego portfolio nie są możliwe bez bieżącej analizy okoliczności, elastyczności czy umiejętności szybkiego reagowania na zmieniające się oczekiwania, praktykę czy sytuację gospodarczo-ekonomicznej lokalizacji, w której nieruchomości się znajdują. Różnorodność aspektów otoczenia, w którym porusza się inwestor i funkcjonuje jego portfel nieruchomości, wymagają kompleksowego zaangażowania, wiedzy i doświadczenia ekspertów z wielu obszarów rynku. Firmy typu JLL, posiadające doświadczenie, wiedzę oraz odpowiednie zasoby, są odpowiednim partnerem do spełnienia oczekiwań właścicieli portfela nieruchomości.

^{Małgorzata Więcko, RICS, Dyrektor w Dziale Zarzadzania Nieruchomościami, JLL}

Czytaj również: Crowdfundingowe inwestowanie - czyli zbiorowe inwestowanie na czym polega?