PlanRadar vs Excel: nowy poziom cyfryzacji i kontroli na budowie

Nie jest tajemnicą, że Excel to jeden z najpopularniejszych programów wśród pracowników branży budowlanej. Na pewnym etapie praca na arkuszach kalkulacyjnych bardzo ułatwiała przetwarzanie dużej ilości danych w projektach budowlanych. Zarządzanie projektami budowlanymi za pomocą kartki i długopisu zaczęło odchodzić do lamusa wraz z ekspansją arkusza kalkulacyjnego Excel. Mimo wszystko nawet arkusze kalkulacyjne zaczynają nie wystarczać do obsługi złożonych inwestycji. W dzisiejszych czasach branża budowlana potrzebuje postępowych i nowoczesnych rozwiązań cyfrowych, które wspomogą ją w realizacji coraz bardziej skomplikowanych projektów.

PlanRadar to nowoczesne rozwiązanie SaaS przeznaczone dla branży budowlanej. Firma została założona w 2013 roku w Austrii, a dziś aktywnie działa w 55 krajach na świecie. Od początku swojej działalności PlanRadar obsłużyło już ponad 13 000 klientów. W każdym tygodniu podejmowanych jest ponad 25 000 działań w systemie. Dzięki prostej nawigacji i przemyślanej funkcjonalności aplikacja jest bardzo intuicyjna i umożliwia kontrolę i zarządzanie budową, od ustalania zadań i raportowania, po naprawianie usterek i sprawną komunikację między wszystkimi uczestnikami projektu. PlanRadar działa również offline. Wśród klientów firmy znalazło się wiele dużych organizacji, takich jak STRABAG, Budimex, CBRE, HB Reavis, Metroplan, PORR i nie tylko.

W branży budowlanej z Excela korzysta się często – jest to narzędzie, które pełni istotną rolę w realizacji wielu zadań. Jednak według niedawno przeprowadzonych badań, ponad 85% ankietowanych firm budowlanych, które tworzą krótkoterminowe plany i raporty w Excelu, spędza na tym nawet 20 godzin miesięcznie. Te liczby udowadniają, że jako cyfrowe narzędzie Excel nie radzi sobie z nowymi wyzwaniami i tempem pracy charakterystycznym dla nowoczesnego budownictwa. Według danych wykorzystanie arkuszy kalkulacyjnych Excel przez podwykonawców zmalało jedynie o 1% między 2018 a 2019 rokiem.

Niewątpliwie istnieje duże pole do poprawy, jeśli chodzi raportowanie postępu prac i interakcję między zespołami projektowymi. Niestety nie można już traktować Excela jako uniwersalnego narzędzia do podejmowania szybkich, optymalnych decyzji i standaryzacji procesów.

1. Wykorzystanie Excela w pracy w czasie rzeczywistym jest bardziej skomplikowane 

Korzystanie z Excela do organizowania zespołów projektowych oraz ich współpracy, jak i udostępniania ważnych danych na bieżąco jest możliwe, ale odpowiednie przygotowanie tego procesu wymaga dużo czasu i wysiłku. W opartym na chmurze oprogramowaniu Excel 365 najaktualniejsze dane widoczne są dopiero po zapisaniu pliku albo uruchomieniu funkcji autozapisu.

Udziałowcy podejmujący ważne decyzje powinni mieć jasny wgląd w to, co aktualnie dzieje się na placu budowy. W takim przypadku Excel na pewno nie jest najprostszym i najszybszym narzędziem. Na przykład – żeby zmiany wprowadzane w trybie współpracy były widoczne od razu, wszyscy uczestnicy projektu budowlanego muszą korzystać z kompatybilnych wersji Excela (Excel 2016 dla Windows, Excel 2016 dla Mac, Excel Online, Excel dla Android, Excel dla iOS i Excel Mobile). Jeśli którykolwiek ze współdzielących plik użytkowników nie posiada jednej ze wspomnianych wersji, tryb współpracy nie zadziała. Z kolei Google Sheets, alternatywa dla Excela od Google’a, umożliwia wspólną pracę w czasie rzeczywistym jedynie, gdy dostępne jest połączenie z Internetem.

Rozwiązanie w chmurze PlanRadar jest łatwiejsze do wykorzystania w czasie rzeczywistym

Platforma PlanRadar to narzędzie, w którym wszystkie działania, listy kontrolne, regulacje, wszelkiego rodzaju dane z placu budowy, plany i dokumenty w różnych formatach dostępne są dla każdego uczestnika projektu na bieżąco. Wprowadzona zmiana jest natychmiast widoczna dla każdego członka zespołu. Nie ma ograniczeń co do liczby zaproszonych użytkowników. Możesz korzystać z programu, nawet jeśli zabraknie połączenia z Internetem: kiedy podłączysz się ponownie do sieci, wszystkie ukończone zadania i wprowadzone zmiany zostaną pobrane i udostępnione każdemu członkowi zespołu. Wersja mobilna synchronizuje się z wersją web, więc nie ma potrzeby podwójnego wprowadzanych danych.

2. Excel nie jest programem stworzonym specjalnie na potrzeby projektów budowlanych 

Excela nie przygotowano pod kątem konkretnych wymagań branży budowlanej. To na pewno użyteczne narzędzie, które przyda się do wyliczania szacowanych kosztów i z którego chętnie skorzysta dział finansowy. Jednak tabelki w Excelu nie pomogą ludziom na placu budowy, kiedy będą musieli pilnie wysłać aktualizacje prowadzonych działań lub poprosić o informacje. Uzyskanie dostępu do najnowszej wersji dokumentu jest trudne, a to samo tyczy się wprowadzania dodatkowej dokumentacji (np. zdjęć, listy działań itp.).

W ostatecznym rozrachunku może to prowadzić do dodatkowych poprawek i kosztownych przerw w realizacji projektu, których można byłoby uniknąć, gdyby wszyscy mieli świeże i bieżące spojrzenie na to, w jaki sposób realizowane zadania powiązane są z głównym planem projektu.

Eksperci budownictwa stworzyli PlanRadar do wykorzystania w branży budowlanej 

Najważniejsze funkcje oferowane przez oprogramowanie:

●       kontrola jakości i zarządzanie usterkami;

●       zarządzanie zadaniami;

●       inspekcje;

●       dziennik budowy;

●       Gromadzenie danych (dokumentacja fotograficzna);

●       nadzór techniczny nad budową;

●       udostępnianie planów w formatach PDF, JPG i PNG oraz jako trójwymiarowe modele BIM;

●       porównywanie wersji planów;

●       wspieranie procesu odbioru robót budowlanych;

●       zautomatyzowana i przekrojowa weryfikacja danych cyfrowych;

●       tworzenie różnego rodzaju raportów.

PlanRadar zaprojektowano do prowadzenia cyfrowej dokumentacji budowlanej, ustalania zadań i monitorowania statusu ich realizacji oraz do skutecznej komunikacji w projektach budowlanych. Wszyscy specjaliści w zespole projektowym mają w każdej chwili dostęp do pełnych danych projektu, z komputera lub urządzenia mobilnego. Niezależnie od tego, czy są w biurze, czy na placu budowy, mogą tworzyć zadania i oznaczać problemy, zlokalizować je dokładnie na planie, dodać notatki (nagrania głosowe, tekst, zdjęcia, wideo, dokumenty) i wyznaczyć osobę odpowiedzialną. W przypadku utworzenia nowego zadania, wprowadzenia komentarza lub zmiany w zadaniu program wyśle powiadomienia w czasie rzeczywistym. Dzięki temu wszyscy uczestnicy projektu będą zawsze na bieżąco ze statusem zadań i etapem postępu prac.

3. Excela nie zaprojektowano z myślą o gromadzeniu danych w dużych zespołach 

Od najnowszej wersji Microsoft Excel 365 możliwa jest współpraca przez chmurę. Jednak Excela nie zaprojektowano pod kątem zespołów, które muszą zbierać duże ilości danych we wspólnej lokalizacji. Skupiano się raczej na zachowaniu prywatności danych współdzielonych w zespołach. Prowadzi to do utrudnionej komunikacji między członkami zespołu, co często powoduje chaotyczne podejmowanie decyzji i nieporozumienia. W ogólnym rozrachunku nie wszyscy będą zadowoleni z programu i właśnie dlatego nie powinien stanowić jedynego źródła najbardziej aktualnych informacji.

PlanRadar: płynna komunikacja między zespołem a podwykonawcami w ramach jednego systemu 

PlanRadar to najwygodniejsza platforma do komunikacji z wszystkimi zaangażowanymi w projekt budowlany stronami. Pełni funkcję zarówno harmonogramu i organizatora zadań w projekcie, jak i komunikatora. Z PlanRadar przekazywanie kierownikom projektów budowlanych, członkom zespołu lub podwykonawcom brakujących danych lub informacji o zmianach jest proste – niezależnie, czy mówimy o rozpoczęciu prac, wypadku, wykrytej usterce, czy zmieniających się warunkach pogodowych. Możesz zaprosić nieograniczoną liczbę obserwatorów, którzy również będą mieli wgląd w status realizacji projektu. Masz też możliwość wykreowania raportów jednym przyciskiem i wysłania ich kierownikom oraz pozostałym zainteresowanym.

Opinia 

Maksym Pryszczepow, Kierownik projektu w Wainbridge:

„Wainbridge miało czterech inspektorów technicznych na placu budowy SOHO+NOHO. Wszyscy korzystali z PlanRadar. Aplikacja wykorzystywana jest do wymieniania się informacjami, tworzenia listy usterek oraz innych szczegółów technicznych. Korzystam z aplikacji każdego dnia: podczas odbiorów na placu zawsze mam przy sobie tablet lub telefon, w którym otwieram plany danego piętra i konkretnych systemów. W trakcie procesu akceptacji sprawdzam wszelkie problemy czy usterki i wszystko rejestruję – robię zdjęcia, dodaję opisy i wysyłam je wykonawcy, swojemu kierownikowi albo koledze, który za dany element odpowiada. Kolejny krok to praca wewnątrz aplikacji: mogę przygotować sprawozdanie dotyczące wykrytych usterek, wygenerować raport z postępów prac… Bez rutynowej papierkowej roboty. Wcześniej musiałem brać ze sobą na plac budowy stos kartek, które przed wyjściem drukowałem – nie zawsze było to wygodne, zwłaszcza w przypadku dużych formatów. Ale teraz mamy telefony i tablety, które są bardzo mobilne i przystępne cenowo.

W przypadku tego projektu oprogramowanie PlanRadar odegrało kluczową rolę podczas instalacji systemów fasadowych. Musieliśmy z największą uwagą kontrolować każdy element prac. Dzięki PlanRadar mogliśmy mieć pełny wgląd w wykonywane zadania i błędy, które należało poprawić, oraz mogliśmy skutecznie zarządzać pracami związanymi z eliminacją tych problemów.

Dużym plusem aplikacji jest możliwość obsługi offline, bez dostępu do Internetu. Aplikacja działa tak samo, nawet kiedy jesteś na parkingu czy wysokim piętrze budynku, gdzie nie ma Internetu: normalnie ładują się plany, można dodawać zadania, a synchronizacja następuje jak tylko zostanie nawiązane połączenie z siecią.

Tworzenie nowych projektów zajmuje nie więcej niż 5 minut: otwierasz aplikację na komputerze, tworzysz nowy projekt, dodajesz plany, opisy, przypisujesz wykonawcę i już można pracować.

Główną zaletą jest możliwość zebrania całego dużego projektu w jednym miejscu i w ramach jednej aplikacji. Wszyscy użytkownicy mogą być w to zaangażowani, proces może być kontrolowany globalnie, co jednocześnie poprawia jakość i produktywność pracy.

Jesteśmy międzynarodową firmą i śledzimy trendy w globalnym budownictwie, dlatego zdecydowaliśmy się na korzystanie z aplikacji”.

4. Korzystanie z Excela na urządzeniach mobilnych nie zawsze jest wygodne

Nowe wersje Excela, w przeciwieństwie do poprzednich, zaprojektowane są z myślą o urządzeniach mobilnych. Jednak korzystanie z Excela na tablecie nie jest najwygodniejsze. Praca na smartfonie też nie jest prosta, bo ta wersja jest bardzo uproszczona i wymaga dalszego rozwoju pod kątem użyteczności w warunkach mobilnych. Na ten moment próba wprowadzenia lub modyfikacji danych w arkuszu kalkulacyjnym Excel na urządzeniu mobilnym wymaga więcej wysiłku niż korzystanie z systemu zadań wykorzystywanego przez PlanRadar.

PlanRadar to oprogramowanie zoptymalizowane na wiele urządzeń 

Korzystanie z PlanRadar jest zawsze wygodne i łatwe, niezależnie od wykorzystywanego urządzenia cyfrowego: czy jest to smartfon, tablet, laptop czy komputer stacjonarny. Program automatycznie synchronizuje się między różnymi urządzeniami, z których korzystasz. Co więcej aplikacja dostępna jest na wszystkie popularne platformy – Android, iOS oraz Windows, działa również z poziomu dowolnej przeglądarki. Deweloperzy wzięli pod uwagę szczególne potrzeby osób korzystających z programu na urządzeniach mobilnych. Nie zapomnieli też o różnych wymaganiach osób zawodowo zajmujących się budownictwem, skupiając się na jak największym uproszczeniu korzystania z aplikacji, przy zachowaniu najwyższej funkcjonalności. PlanRadar nie wymaga wiedzy specjalistycznej i przeszkolenia. Pomaga użytkownikom rozwiązywać praktyczne i rutynowe zadania.

Bartek Pietruszewski, Country Manager PlanRadar w Polsce:

„Dzięki naszej aplikacji użytkownicy oszczędzają średnio 7 roboczogodzin tygodniowo. Prostota i przejrzystość oraz łatwość komunikacji w pracy na urządzeniu mobilnym jest dokładnie tym, czego potrzebują chociażby inżynierowie budownictwa na placu budowy. Deweloperzy PlanRadar stworzyli możliwie jak najbardziej przyjazny dla użytkownika interfejs oraz intuicyjną nawigację: korzystanie z aplikacji jest łatwe, nie wymaga wstępnego przeszkolenia i wiedzy specjalistycznej. Wypróbuj bezpłatnie przez 30 dni, by samemu przekonać się, jak wygodne jest to rozwiązanie”.

5. Excel nie posiada odpowiedniej funkcjonalności do śledzenia postępów w dużych projektach 

Tworzenie pełnej ścieżki audytu i rejestrowanie działań podjętych na placu budowy we współdzielonym arkuszu Excel jest możliwe, ale wiąże się z ograniczeniami. Na przykład edycja w przeglądarkowej wersji Excela jest niemożliwa. Funkcja współdzielenia projektu nie umożliwia śledzenia zmian. Jeśli jednak ty i pozostali członkowie projektu jednocześnie otworzycie plik roboczy, zobaczycie, kto i co ma zaznaczone w pliku i jakie zmiany wprowadza. W przypadku zapisywania pliku w chmurze, można zobaczyć poprzednie wersje dokumentu. Chociaż najnowsze wersje Excela umożliwiają sprawdzanie dziennika zdarzeń, Excel nie jest tak przyjazny pod kątem śledzenia zmian jak PlanRadar. W branży, gdzie średni czas trwania rozpatrywania reklamacji to 17 miesięcy, brak szczegółowego rejestru projektu może się wiązać z katastrofalnymi konsekwencjami.

PlanRadar pełni funkcję cyfrowego dziennika obiektu 

Wszechstronna funkcjonalność PlanRadar daje ci możliwość utrzymania i monitorowania placu budowy zgodnie z harmonogramem wygodnym dla ciebie – możesz otrzymywać dzienne lub miesięczne podsumowania statusu realizacji projektu. Jest to jeden system, w którym wszystkie informacje dotyczące konkretnego projektu są scentralizowane, a uczestnicy mogą sprawdzić wszystkie zmiany na placu budowy – każdy ma bieżący dostęp do tych samych danych. Kierownicy mogą sprawdzić wszelkie statystyki oraz wskaźniki aktywności poszczególnych użytkowników i podwykonawców, co pozwala im monitorować i oceniać pracę każdego z uczestników projektu.

6. Dostęp do danych w Excelu ma swoje ograniczenia

Wielu użytkowników może jednocześnie edytować ten sam plik Excela dzięki funkcji współtworzenia. Zmiany wprowadzane w pliku excelowskim są automatycznie zapisywane w chmurze, nawet kiedy przełączasz się między trybem offline i online. Jednak, żeby korzystanie z tej funkcji było możliwe, wszyscy uczestnicy projektu muszą używać tej samej wersji aplikacji Excel. W dostępnych online Google Sheets do arkusza kalkulacyjnego uzyskasz dostęp, łącząc się z Internetem oraz ustawiając uprawnienia dostępu i przekazując odnośnik adresatowi. Tak naprawdę praca nad projektem w arkuszu kalkulacyjnym jest poważnie ograniczona poprzez brak obsługi danych w czasie rzeczywistym, jak i przez samą funkcjonalność, która nie zapewnia elastycznej konfiguracji wszystkim uczestnikom projektu.

PlanRadar umożliwia elastyczną konfigurację dostępu do danych projektu 

W PlanRadar możesz przypisywać role i uprawnienia dostępu do konkretnych danych projektu różnym uczestnikom, tj. produkt można skonfigurować do indywidualnych celów użytkownika. Kiedy zapraszasz wymaganych uczestników (generalny wykonawca, podwykonawca, nadzór państwowy, deweloper lub właściciel, różni specjaliści z zespołu projektowego) możesz przypisać im role określające, w jaki sposób mogą pracować w systemie PlanRadar.

W zależności od przypisanych uprawnień administracyjnych każdy ma dostęp do tych informacji, które są mu potrzebne do pracy. Na przykład funkcjonalność aplikacji umożliwia użytkownikowi ograniczanie widoczności poufnych informacji, przypisywanie osób odpowiedzialnych za konkretne prace i powiadamianie ich o nowym zadaniu emailem. Możliwość komentowania i wprowadzania zmian również da się dostosować. Wszystkie poprawki wprowadzane w projekcie są rejestrowane, a zespół projektowy ma do nich wgląd w czasie rzeczywistym.

7. Excel wymaga większego nakładu pracy ręcznej.

Excel to narzędzie, które w celu uniknięcia błędów wymaga, by pewne czynności odbywały się manualnie. Jeden błąd w formule może zniweczyć cały wysiłek. Odnalezienie błędu wiąże się z ręczną weryfikacją każdej komórki, a to potrafi zająć dużo czasu. Spory prawne narażają branżę budowlaną na miliony dolarów kosztów każdego roku (33 mln $ w samych Stanach Zjednoczonych). Nie warto ryzykować i tracić czas.

Opinia 

PONGRATZ Bau, firma budowlana, Graz (Austria)

„Wykonaliśmy ponad 900 zadań, których nie musieliśmy ręcznie wprowadzać do arkusza Excel i do dokumentacji fotograficznej – zaoszczędziliśmy wiele czasu. Wszyscy profesjonaliści zaangażowani w projekt korzystali z PlanRadar i przyczynili się do udanej implementacji. Cały nasz zespół i kierownicy obiektu cieszyli się, że nie muszą już pracować na wielu oddzielnych arkuszach Excel. W PlanRadar z łatwością znajdziesz wszystkie potrzebne informacje dzięki filtrom. Od kiedy korzystamy z PlanRadar, oszczędzamy średnio 2/3 czasu na raportowanie do kierownictwa budowy”.

PlanRadar może pochwalić się wysoką automatyzacją i bezpiecznie przechowuje wszystkie informacje o projekcie 

Wszystkie przesłane dane gromadzone są w chmurze. Można je w każdej chwili odzyskać z pomocą filtrów. Produkt otrzymał certyfikat ISO 27001 dotyczący standaryzacji systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji, który potwierdza, że jesteśmy w stanie zagwarantować poufność, spójność i dostępność danych.

Wersje planów można zarchiwizować do wglądu na przyszłość. Można je też ze sobą zestawić, by porównać wprowadzone zmiany (zaznaczone kolorami). Program obsługuje wszystkie najważniejsze formaty dokumentów cyfrowych używane w budownictwie: PDF, JPEG, PNG, modele BIM w formacie IFC, EXCEL, WORD, DWG, DXG. Dodatkowo obsługiwane są formaty audio do nagrywania wiadomości głosowych.

Wszystko to, co umieszczane jest w zadaniach lub planach, zostaje zapisane, w tym każdy komentarz, opis czy zdjęcie. Dane mogą się przydać przy rozwiązywaniu sporów: wszystkie fakty dotyczące projektu są rzetelnie rejestrowane i mogą zostać odzyskane w dowolnym momencie.

Kliknij tutaj, aby wyświetlić grafikę w pełnym rozmiarze

Podsumowanie 

Sukces większości projektów budowlanych, niezależnie od ich rodzaju czy rozmiaru, w dużym stopniu zależy od skuteczności komunikacji w zespole, monitorowania postępów projektu i oznaczania kluczowych problemów, gdy tylko się pojawią.

To właśnie dlatego tak konieczne jest korzystanie z dedykowanego cyfrowego narzędzia, które poprawia komunikację w projekcie, redukuje liczbę przestojów i pozwala dostarczać informacje całemu zespołowi w wymaganym czasie.

Wypróbuj PlanRadar bezpłatnie przez 30 dni i przekonaj się, jak wygodne i praktyczne jest to rozwiązanie.