Planujesz wynajęcie biura - kilka rad przy zawieraniu umowy

Powierzchnia

Co to jest space plan? To - krótko mówiąc - układ funkcjonalny pomieszczeń uwzględniający powierzchnię biurową, sale konferencyjne, strefę dla gości/klientów, recepcję, kuchnie czy kuchenki, serwerownię, magazynki, inne przestrzenie (np. przestrzeń do nieformalnych spotkań, strefy rekreacyjne, miejsca do pracy cichej, budki telefoniczne, etc.), wewnętrzną komunikację, etc., które ma zajmować przyszły najemca. Space plan odpowie na pytanie czy najemca będzie potrzebował wynająć przykładowo 2 000 mkw. powierzchni biurowej, czy może spokojnie zmieścić się na 1 500 mkw. Ustalenie planu powierzchni powinno zawsze następować przed podpisaniem umowy najmu i powinno być potwierdzone przez obie strony, tak aby jakakolwiek zmiana nie miała wpływu na stawki czynszowe umowy czy wycenę prac fit-out.

Opcje wyjścia

Najemcy, szczególnie klienci korporacyjni, często proszą o zawarcie w umowie tzw. break option – tj. opcji wcześniejszego wyjścia z umowy. Typowa umowa najmu powierzchni biurowej w Warszawie, ale też na rozwiniętych rynkach regionalnych, zawierana jest na pięć lat lub nawet dłużej w przypadku większych podmiotów. W przypadku zapisu o break option, najemca może wypowiedzieć umowę w uzgodnionym wcześniej terminie np. ze skutkiem w trzecią rocznicę od rozpoczęcia okresu najmu. Opcje takie jednak spotykane są rzadko, najczęściej w starszych budynkach, których właściciele są zmuszeni do konkurowania z nowszymi, często lepszymi technicznie obiektami. W nowych budynkach zawarcie ‘opcji wyjścia’ w umowie zdarza się niezwykle rzadko.

Zmiana metrażu

Kolejną kwestią, o której powinien pamiętać najemca, jest możliwość zmiany metrażu w trakcie trwania umowy najmu. Daje to możliwość zarówno zwiększenia, jak i zmniejszenia wynajmowanej powierzchni po upłynięciu np. trzech lat od rozpoczęcia umowy. Opcja ta pozwala najemcy oddać część powierzchni wynajmującemu lub dobrać dodatkowe metry kwadratowe w razie potrzeby. W tym przypadku wynajmujący ma obowiązek przejąć część niechcianej powierzchni lub zaproponować wynajem powierzchni dodatkowej. Jeżeli chodzi o ekspansję, to najemca może mieć możliwość wyboru określonej powierzchni, w określonym miejscu, w określonym czasie (opcja zdefiniowana) lub może mieć prawo pierwszeństwa najmu w zależności od dostępności powierzchni.

Przedłużenie

Warto także zwrócić uwagę na gwarancję zapisu o przedłużeniu umowy najmu. Zdarza się, że najemca chce zostać w budynku po wygaśnięciu umowy, ale nie posiada takiej gwarancji w umowie. Wynajmującemu może bardziej zależeć na wynajęciu powierzchni obecnie zajmowanej dla np. większego najemcy z zewnątrz, aniżeli kontynuować najem z obecnym najemcą.

Rewizja czynszu

Przy długich umowach najmu – zawieranych na np. 10 lat lub dłuższych coraz ważniejszą kwestią jest możliwość zrewidowania czynszu po pewnym okresie np. po pięciu latach. Przy zmieniających się warunkach rynkowych, nadpodaży powierzchni biurowych i malejących stawkach czynszu, najemcy chcieliby wykorzystać sytuację i mieć możliwość rewizji czynszu bazowego według panujących w danej chwili stawek. Wynajmujący bardzo niechętnie godzą się na takie ustępstwa.

Podnajem

Warto pomyśleć również o prawie do podnajmu powierzchni – najemca podnajmuje część lub całość swojej powierzchni, której nie potrzebuje, innemu najemcy, lub najemca podnajmuje od sąsiadującej firmy, w przypadku, gdy mu brakuje powierzchni. Opcje podnajmu są bardzo ważne w czasie kryzysu i restrukturyzacji firm. Jeżeli mamy taką opcję zawartą w umowie, możemy podnająć część naszej powierzchni ograniczając koszty, a właściciel nie może bezzasadnie odmówić takiej operacji.

Rola doradcy

Rolą dobrego doradcy jest - między innymi - pomoc klientowi przy sformułowaniu odpowiednich zapisów w umowach najmu dotyczących powierzchni biurowych. Doradca zna zarówno ograniczenia właściciela, jak i możliwości i oczekiwania najemcy. W starszych budynkach można podpisywać bardziej elastyczne umowy najmu nawet na trzy lata (czasem krótsze). W nowych budynkach standardem jest pięć lat, a ograniczenia są znacznie większe przykładowo z uwagi na wymagania instytucji finansującej nieruchomość. Długość okresu najmu wpływa nie tylko na wycenę nieruchomości, ale także na korzystniejsze warunki finansowania.

Dla najemcy natomiast dobrze wynegocjowania umowa najmu jest jednym z narzędzi do prowadzenia rentownej działalności.