Podsumowanie debaty zorganizowanej przez Ecophon Saint-Gobain

Jednocześnie, wymagają zdefiniowania na nowo pojęcia środowiska pracy i elastycznej aranżacji przestrzeni biurowej – to jeden z głównych wniosków debaty zorganizowanej przez firmę Ecophon Saint-Gobain. W spotkaniu uczestniczyli światowej rangi eksperci z dziedziny planowania i projektowania środowisk pracy, zarządzania zmianą i kultury organizacji. 

Czytaj również: Tytuł Perły Polskiej Gospodarki dla producenta farb

Otwarty układ biura, popularnie zwany open space’em, sam w sobie nie zagwarantuje firmie sukcesu oraz nie wpłynie bezpośrednio na jakość zachodzących w niej zmian organizacyjnych i strukturalnych.

Firmy coraz częściej decydują się na biura otwarte o elastycznym układzie nie tylko ze względu na obniżenie kosztów, ale również mając na uwadze optymalne warunki pracy zapewniające dużą efektywność - mówi Diane Stegmeier, ekspert w obszarze zarządzania zmianą w środowisku pracy i autorka jednej z najpopularniejszych książek o strategiach środowisk pracy. Nie zawsze jednak taka decyzja przynosi oczekiwane korzyści. Pominięcie na etapie planowania biura kluczowych potrzeb pracowników jest jednym z najczęściej popełnianych błędów. Aby tego uniknąć, należy otwarcie określić cele, jakimi się kierujemy przy aranżacji biura oraz funkcje jakie ma ono spełniać biorąc pod uwagę specyfikę pracy jego użytkowników.

Interdyscyplinarne podejście i … ludzie

Według Henrika Persson’a, z Copenhagen Institute for Future Studies, pomimo rozwoju nowych technologii umożliwiających pracę zdalną, biura w sensie fizycznym przetrwają. Tkwi w nich bowiem ogromny potencjał – spotykają się w nich ludzie dysponujący wiedzą z różnych dziedzin, którzy poprzez wymianę myśli tworzą nowe idee, co stanowi dla firm wartość dodaną i stwarza możliwość dalszego rozwoju. Aby w pełni wykorzystać ten potencjał, należy podejść w sposób interdyscyplinarny do procesu planowania środowiska pracy.

Nowe trendy, zarówno te w zarządzaniu środowiskiem pracy jak i wykorzystaniu nowoczesnych technologii, czy zmiany w podejściu do formy i czasu pracy, nie przełożą się pozytywnie na biznes, jeśli nie będą brane pod uwagę potrzeby pracowników. Bez względu na to, czy mamy do czynienia z klasycznym biurem z wieloma pokojami, open-space czy nową elastyczną strukturą miejsca pracy– w każdym z nich najważniejszy jest człowiek, który potrzebuje odpowiednich warunków pracy. Właściwe zaprojektowanie środowiska fizycznego jest jednym z kluczowych czynników wpływających na sukces nowoczesnego miejsca pracy.

Czytaj również: Spotkanie z ekspertami na krakowskiej Politechnice

Biuro, jako miejsce zbliżające współpracowników, powinno zapewniać przyjazną atmosferę i przestrzenie sprzyjające socjalizacji. Jednocześnie każdy pracownik musi mieć zagwarantowaną swobodę i prywatność, by móc maksymalnie efektywnie wykorzystać czas spędzany w firmie.

Christina Bodin Danielsson, z Brunnberg & Forshed Architects Ltd, architekt i pracownik naukowy Stress Research Institute w Sztokholmie wskazuje na pewnego rodzaju paradoks, jaki wykazały przeprowadzone przez nią badania. Najbardziej zadowoleni ze swoich miejsc pracy są użytkownicy tradycyjnych biur – z dużą liczbą pokoi. Jednakże taki typ przestrzeni biurowej nie sprzyja socjalizacji oraz kontaktom z pracownikami innych działów, a tym samym ma negatywny wpływ na kreatywność i wymianę doświadczeń Z kolei, pracownicy biur open space mają nieograniczony dostęp do informacji oraz kontakt ze współpracownikami, jednak często skarżą się na brak prywatności i hałas, który rozprasza i niekorzystnie wpływa na jakość ich pracy.

Czytaj również: Trwa rekrutacja na stanowisko SENIOR PROJECT MANAGER WARSAW

W biurach typu open space spotykamy się zwykle z dwoma podstawowymi problemami: z wysokim poziomem hałasu i dużym zasięgiem dźwięku – mówi Magda Szubert, Concept Developer, Ecophon Saint-Gobain. Wysoki poziom hałasu to głównie bolączka call center. Hałas, na który składają się zarówno rozmowy telefoniczne jak i praca wentylacji oraz sprzętu biurowego, jest potęgowany przez odbicia dźwięku od twardych powierzchni sufitów i ścian. Ponadto, w hałaśliwym otoczeniu ludzie mają tendencję do głośnego mówienia, co powoduje, że hałas jest jeszcze większy. Z kolei w open space, gdzie pracuje się w skupieniu, mocno odczuwalny jest zbyt duży zasięg dźwięku. W takich warunkach, przy nieodpowiednim wykończeniu i wyposażeniu biura, każda głośno prowadzona rozmowa telefoniczna, czy konwersacja współpracowników, będzie dobrze słyszana przez innych, nawet w dużej odległości. Tego rodzaju hałas „informacyjny” jest szczególnie uciążliwy w przypadku wykonywania pracy wymagającej dużej koncentracji. Jeśli pracodawca uwzględni akustykę na etapie planowania biura, jest w stanie wyeliminować te problemy – dodaje ekspert Ecophon Saint-Gobain.  

Certyfikat “dobrego środowiska pracy”?

Frans Davidsson, concept developer Ecophon w Szwecji, odpowiedzialny za planowanie akustyki biur, wskazuje na fakt, że wciąż brakuje certyfikatu określającego standardy „dobrego środowiska pracy”. Obecnie dużą popularnością cieszą się certyfikaty środowiskowe, które skupiają się na aspekcie wpływu budynku na środowisko naturalne. To bardzo dobry kierunek, jednak na materiały budowlane warto spojrzeć z szerszej perspektywy. Rozwiązania stosowane do wykończenia obiektu oraz aranżacji samych wnętrz powinny być nie tylko ekologiczne, ale również innowacyjne, funkcjonalne i zapewniające użytkownikom odpowiedni komfort. Aktualnie brakuje systemu certyfikacji, który oceniałby miarodajnie jakość środowiska wewnątrz budynku oraz jego wpływ na ludzi, ich samopoczucie oraz efektywność ich pracy.

Czytaj również: Trwa rekrutacja na stanowisko SENIOR PROJECT MANAGER WROCŁAW-KRAKÓW-POZNAŃ

Zamiana podejścia

Zdaniem Helen Scheithauer, Dyrektora Departamentu Zarządzania Zmianą i Komunikacją w RBSGROUP, działy Human Resources powinny bardziej zaangażować się w przygotowanie zarówno menedżerów, jak i pracowników do pracy w nowych warunkach. Innowacyjna aranżacja wnętrz powinna sprzyjać socjalizacji pracowników, nie obniżając jakości ich pracy. Bardzo ważne jest, aby obie te grupy zrozumiały istotę dynamicznie zmieniającego się środowiska pracy.

Jeśli firma chce zachęcić pracowników do spontanicznej wymiany pomysłów oraz inicjowania nowych projektów to powinna, oprócz dobrej i przemyślanej aranżacji biura, zainwestować w innowacyjny system motywacyjny. Dobrze dobrany do charakteru pracy w przedsiębiorstwie, stymuluje pracowników do współdziałania i budzi w nich inicjatywę, co jest kluczowe w rozwoju każdego przedsiębiorstwa – mówi Diane Stegmeier. Istotne jest, by zarówno pracownicy, jak i menedżerowie wiedzieli, jak pracować według nowych zasad – podsumowuje.

5 czynników, które wpłyną na środowiska pracy

Podczas debaty, zaproszeni goście wskazali 5 głównych czynników, które będą kształtować przyszłe środowisko pracy i wpłyną na to, czy odpowiednio zaprojektowane biuro przyczyni się do sukcesu firmy:

• przywództwo i kultura korporacji
• empowerment - większa inicjatywa i wpływ pracowników na zachodzące zmiany
• elastyczność - zarówno pracy, zarządzania jak i aranżacji środowiska biurowego
• nowe technologie
• tożsamość firmy, w tym jej identyfikacja wizualna