Porządek na biurku

Porządek na biurku, porządek w głowie

Jak szacują badacze z Loughborough University, dziennie spędzamy przy biurku 5 godzin i 41 minut. Aby w pełni efektywnie wykorzystać ten czas, warto zadbać o ergonomię i porządek na stanowisku pracy. Pomoże to nie tylko zwiększyć wydajność w realizacji zadań, ale także pozytywnie wpłynie na nasze samopoczucie.

 Oprócz tradycyjnego sprzątania warto zastanowić się nad dostosowaniem najbliższego otoczenia do naszych cech. Odpowiednie położenie biurka względem drzwi, okna i innych stanowisk, dopasowane parametry oświetlenia i właściwe rozmieszczenie elementów takich jak komputer, klawiatura czy przyborniki na akcesoria pozwoli nam nie tylko zyskać poczucie zorganizowania, ale i uniknąć negatywnych dla zdrowia skutków długiego siedzenia przy biurku. Jak zadbać o ergonomię i porządek naszego „centrum dowodzenia”?

Porządek kluczem do sukcesu

Choć może wydawać się to zaskakujące, nieporządek na biurku przyczynia się nie tylko do straty czasu, który poświęcamy na szukanie potrzebnych rzeczy czy dokumentów, ale także… pieniędzy! Jak szacuje Brother International, pracownicy tracą rocznie średnio 76 godzin na poszukiwanie zaginionych dokumentów, akcesoriów czy przeglądanie zgromadzonych na biurku przedmiotów. Powstały w ten sposób chaos wpływa negatywnie na ich wydajność i tempo pracy, co w efekcie prowadzi do strat finansowych firmy. W jaki sposób zorganizować przestrzeń, aby usprawnić swoje działania? Kwestią priorytetową jest podział biurka według sfer, który pozwoli wyeliminować zbędne przedmioty. Centralny punkt blatu powinien zajmować monitor, klawiatura oraz myszka, czyli sprzęt przy pomocy którego wykonujemy większość zadań. W przypadku osób praworęcznych, po prawej stronie urządzenia umieszczamy przybornik na akcesoria, telefon oraz kalendarz lub notatnik. Taki układ pozwoli na szybkie zanotowanie istotnych informacji bez konieczności zmiany ustawienia elementów na biurku. Błędem jest lokalizowanie w tym miejscu karteczek z wypisanymi zadaniami lub danymi. Wbrew zamysłowi, z jakim są zamieszczane, często powodują dekoncentrację. Efektywniejszym sposobem gromadzenia informacji jest osobny notatnik lub tablica powieszona na ścianie. Z lewej strony komputera warto natomiast wygospodarować miejsce dla pojemnika z ważnymi dokumentami oraz filiżankę lub szklankę. Resztę przedmiotów chowamy do szuflad lub segregatorów.

Czytaj również: Wygodny fotel w biurze

Porządek wirtualny

Z uwagi na specyfikę wykonywanych zadań biurowych, problematyczną kwestią równie często okazuje się porządek w komputerze – na pulpicie, folderach czy skrzynce mailowej. Szacuje się, że ponad 20% firmowych dokumentów i plików jest źle katalogowanych. I tu kluczem do sukcesu może okazać się odpowiednia segregacja. W przypadku dokumentów i zdjęć, warto kategoryzować je dwojako – w odpowiednich folderach lub dzięki podpisywaniu ich rozpoznawalnymi słowami -kluczami. Przy porządkowaniu korespondencji mailowej przydatny może okazać się system przypisywania statusów – „do przeczytania”, „do szybkiej realizacji”, „do zarchiwizowania”, „do sprawdzenia”. Dzięki takim oznaczeniom i jednoczesnemu ustawieniu automatycznego powiadomienia o terminie wykonania, wyeliminujemy ryzyko pominięcia istotnych zadań.

Czytaj również: Kreatywne biuro

Ustawienie ma znaczenie

Odpowiednia lokalizacja biurka w pomieszczeniu to nie tylko kwestia spełnienia wymogów BHP, ale także poczucia komfortu pracownika. Jeśli mamy możliwość zmiany ustawienia mebli, warto umiejscowić krzesło frontem do drzwi – tak, by bez obracania się można było sprawdzić, kto wchodzi do pokoju. Kwestią decydującą jest jednak lokalizacja okna. – Zaprojektowanie przestrzeni w sposób zapewniający jak największy dostęp do światła naturalnego to najprostszy sposób na stworzenie przyjaznych pracy warunków oświetleniowych. Badania wykazują, że światło słoneczne wpływa pozytywnie na ich koncentrację, wydajność i regulację rytmu biologicznego – tłumaczy Maciej Gronert, projektant w firmie TRILUX Polska. – Istotne jest również połączenie oświetlenia ogólnego i punktowego w sposób pozwalający wyeliminować strefy zacienione i kontrast powodujący zmęczenie oczu – dodaje ekspert. Jak więc ustawić biurko, aby móc w pełni korzystać z pozytywnych właściwości naturalnego światła? Najkorzystniejszym jest układ prostopadły, dzięki któremu unikniemy odbijania się promieni w ekranie komputera. Jeśli mebel jest ustawiony frontem lub tyłem do okna, dobrym rozwiązaniem będzie montaż zasłon lub rolet. W pierwszym przypadku, zmniejszą one ryzyko dekoncentracji wynikające z obserwacji przestrzeni za oknem. Przy ustawieniu tyłem, wyeliminujemy refleksy powstałe na ekranie monitora.

Wyposażenie dostosowane do potrzeb

Obok niezbędnego porządku na stanowisku pracy, istotną kwestią podnoszącą komfort i wydajność pracownika jest wyposażenie o optymalnych, dopasowanych do specyfiki pomieszczenia i indywidualnych cech psychofizycznych parametrach – odpowiednie oprawy oświetleniowe, wygodny fotel i szeroki blat. – Rozwiązaniem, które doskonale sprawdza się w warunkach biurowych jest połączenie rozproszonego oświetlenia ogólnego i kierunkowego oświetlenia punktowego. Taki układ pozwala doświetlić stanowiska robocze, zapewniając natężenie światła na wymaganym normą dla pracy przy komputerze poziomie 500 lx – tłumaczy Maciej Gronert, projektant oświetlenia firmy TRILUX Polska. – Oprawy tego typu zapobiegają powstawaniu efektu przykrych i przeszkadzających olśnień, wywołanego nierównomiernym rozłożeniem lub zbyt dużą intensywnością światła. Pomagają tym samym utrzymać ostrość widzenia i zachować koncentrację – dodaje. W przypadku mebli – fotela i biurka, najważniejszą kwestią jest odpowiednie ustawienie wysokości elementów i dodatkowe funkcjonalności, które zniwelują zmęczenie odczuwalne po wielogodzinnej pracy stacjonarnej. Siedzisko powinno być na przykład wyposażone w podłokietniki i regulowane oparcie, które zapewni niezbędny poziom komfortu. Najważniejszą z punktu widzenia ergonomii cechą biurka jest natomiast szeroki blat, umożliwiający wygodne ułożenie rąk i niezbędnych akcesoriów.