Praca zdalna z zagranicy a konsekwencje podatkowe i finansowe

Zakład zagraniczny przedsiębiorstwa

Zakład zagraniczny (z ang. permanent establishment, PE) to pojęcie w prawie podatkowym oznaczające stałą placówkę, przez którą przedsiębiorstwo prowadzi całkowicie lub częściowo swoją działalność gospodarczą za granicą. Istnienie zakładu zagranicznego oznacza, że przedsiębiorstwo może być zobowiązane do płacenia podatków również za granicą, w kraju położenia zakładu. Jak bowiem stanowi art. 7 Modelowej Konwencji OECD, będącej wzorcem międzynarodowych umów ws. unikania podwójnego opodatkowania, zyski przedsiębiorstwa danego państwa podlegają opodatkowaniu tylko w tym państwie, chyba że przedsiębiorstwo to prowadzi w innym państwie działalność gospodarczą poprzez położony tam zakład. Wówczas zyski zakładu mogą zostać opodatkowane w tym drugim państwie.

Czytaj również: Ustawa o sygnalistach wchodzi w życie 25 września wprowadza nowe obowiązki dla firm i administratorów danych osobowych

Zgodnie z art. 5 Konwencji, zakładem jest stała placówka, przez którą całkowicie lub częściowo prowadzona jest działalność gospodarcza przedsiębiorstwa, w szczególności: siedziba zarządu, filia, biuro, zakład fabryczny, warsztat, czy kopalnia.

Praca zdalna z mieszkania

W sprawie irlandzkiej spółki Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że zatrudnieni przez nią w Polsce dwaj pracownicy świadczą na jej rzecz pracę poprzez zakład zagraniczny, dlatego też musi dokonywać rozliczeń w podatku dochodowym także przed polskim fiskusem. Firma tłumaczyła, że zajmuje się tworzeniem gier komputerowych, a dyrektor techniczny oraz inżynier programowania zostali zatrudnieni bezpośrednio w siedzibie spółki w Irlandii. Tylko pracę będą wykonywali zdalnie z terytorium Polski, ze swoich domów lub innych miejsc swobodnego dostępu. Spółka nie udostępni im w tym celu żadnego biura. Ich praca ma wspierać produkcję gier. W żaden sposób nie będą natomiast uczestniczyć w działaniach sprzedażowych spółki, ani posiadać jakichkolwiek pełnomocnictw do podejmowania decyzji w imieniu firmy.

Stała, odrębna placówka

Ale organ podatkowy uznał, że przekazanie przez firmę do dyspozycji pracowników laptopów i innego sprzętu informatycznego do wykonywania pracy, wiąże się z koniecznością powstania stałej placówki, którą może być mieszkanie pracownika. Stąd irlandzka spółka posiada w Polsce zakład w rozumieniu art. 4a pkt 11 ustawy o CIT i polsko-irlandzkiej umowy ws. unikania podwójnego opodatkowania (interpretacja z 28 marca 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.699.2021.1.ANK).

Ze stanowiskiem organu zgodził się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Gliwicach. Uznał, że charakter pracy wskazanych pracowników pokrywa się w części z przedmiotem działalności firmy. Rację ma zatem organ podatkowy, że będą oni stanowić w Polsce zagraniczny zakład dla irlandzkiej spółki. Nawet pomimo braku wynajęcia pomieszczeń zatrudnieni pracownicy mogą wykonywać swoje zadania w dowolnym miejscu, w trybie home office, co oznacza, że zostanie wyodrębniona owa przestrzeń do dyspozycji spółki, choć bliżej nieokreślona. Jak stwierdził sąd, nie ma wymogu, aby firma posiadała formalne prawo do dysponowania taką placówką. W erze pracy zdalnej miejsce, z którego świadczy ją pracownik na rzecz pracodawcy można uznać za odrębną placówkę tego pracodawcy (wyrok z 6 grudnia 2022 r., sygn. akt I SA/Gl 674/22).

Ciągłość usług, pracy, świadczonych z zagranicy

W innej sprawie podatniczka w 2020 r. wyjechała do Egiptu, a następnie do Hiszpanii, później do Portugalii. Ze wszystkich tych państw wykonywała pracę zdalną na rzecz pracodawcy z siedzibą w Polsce. Pod koniec 2021 r., po zakończeniu tej współpracy, założyła działalność gospodarczą w Polsce. Już w ramach B2B nadal świadczy usługi w branży IT na rzecz polskiego kontrahenta i wciąż przebywa stale w Portugalii. Przedsiębiorca wskazała, że całość swoich usług wykonuje z zamieszkiwanego tam lokalu, który nie jest jednak jej własnością, ani nie posiada ona żadnych nieruchomości i wartościowych ruchomości na terytorium Portugalii. Nie wynajmuje żadnej powierzchni biurowej. Pod koniec 2025 r. planuje wrócić do Polski. Przedsiębiorca była przekonana, że całość obowiązku podatkowego powinna realizować w Polsce, bowiem jej pracy zdalnej wykonywanej z mieszkania w Portugalii nie można uznać za zagraniczny zakład.

Podobnie jak w sprawie z 2022 r., tak i teraz Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że działalność podatniczki spełnia definicję zakładu w rozumieniu art. 5 Modelowej Konwencji OECD. Świadczy o tym sam fakt, że prowadzi ją ona z terytorium Portugalii przez stosunkowo długi okres, bo już od listopada 2021 r. (interpretacja indywidualna z 17 maja 2024 r., sygn. 0114-KDIP3-2.4011.174.2024.3.JM).

Kiedy praca zdalna może prowadzić do powstania zagranicznego zakładu? 

Jakie nasuwają się dla firm konkluzje, na co muszą uważać prowadząc działalność także za granicą, jeśli nie chcą by w jej zakresie traktowane była jako posiadające zagraniczny zakład? Jeżeli pracownik wykonuje swoją pracę zdalnie w sposób regularny i systematyczny z określonego miejsca za granicą, to miejsce to może zostać uznane za stałą placówkę firmy. Jeżeli pracownik wykonuje czynności, które są kluczowe dla działalności firmy (np. zarządzanie, zawieranie umów), może to zwiększać ryzyko uznania za zakład zagraniczny. W wielu przypadkach definicje zakładu zagranicznego są określone przez umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania obowiązujące między krajami oraz lokalne przepisy podatkowe.

Konsekwencje podatkowe i finansowe

Jeżeli działalność firmy za granicą spełnia kryteria zakładu zagranicznego, firma może być zobowiązana do odprowadzania podatków dochodowych w tym kraju, w którym znajduje się zakład. Może to prowadzić do konieczności rozliczania się z fiskusem w więcej niż jednym państwie. Powstanie zagranicznego zakładu może wymagać prowadzenia osobnej księgowości oraz składania odpowiednich raportów podatkowych. To wiąże się z dodatkowymi kosztami i obowiązkami administracyjnymi.

Jak zminimalizować ryzyko powstania zagranicznego zakładu?

Podsumowując, praca zdalna za granicą może prowadzić do powstania zagranicznego zakładu, co niesie ze sobą istotne konsekwencje podatkowe i administracyjne dla firmy. Dlatego ważne jest, aby przedsiębiorcy byli świadomi tych ryzyk i podejmowali odpowiednie kroki w celu ich minimalizacji. Firma, która nie chce by jej działalność zagraniczną uznano za wykonywaną w ramach zagranicznego zakładu, powinna w pierwszej kolejności zadbać, by praca wykonywana zdalnie miała charakter tylko pomocniczy.

Co istotne, każdy przypadek musi być rozpatrywany indywidualnie. Między innymi bowiem w wyroku z 10 października 2023 r. WSA we Wrocławiu orzekł, że samo wykonywanie pracy z mieszkania czy hotelowego pokoju przy wykorzystaniu urządzeń mobilnych, tj. telefon komórkowy i laptop, nie może być uznane za zagraniczny zakład (wyrok z sygn. akt I SA/Wr 261/23).

Czytaj również: Tajemnica handlowa firmy a obowiązkowy Krajowy System e-Faktur

Autor: Biuro rachunkowe Skarbiec Corporate Services, ekspert w dziedzinie kadr i płac, oferujące kompleksowe wsparcie przedsiębiorców, outsourcing usług księgowych i kadrowo-płacowych, a także doradztwo w zakresie wyboru optymalnej formy prowadzenia działalności gospodarczej, planowanie i zarządzanie procesami finansowo-księgowymi w firmie, a także rozliczanie dochodów z zagranicy, kryptowalut oraz innych dochodów z zysków kapitałowych.