Systemy informatyczne w zarządzaniu wspólnotami mieszkaniowymi

Dotyczy to również zarządzania nieruchomościami, w której obszarze zastosowanie dedykowanego oprogramowania znacznie ułatwia codzienną pracę oraz pozwala na sukcesywne poszerzanie działalności bez generowania większych dodatkowych kosztów.

Kompleksowy, czyli nowoczesny

Oprogramowanie dedykowane branży zarządzania wspólnotami mieszkaniowymi dostępne jest na polskim rynku już od kilkunastu lat. Pierwsze narzędzia tego rodzaju, badające dopiero ten teren, zamknięte były jednak na nowe możliwości oraz rozwój, ograniczając tym samym zakres oraz intensywność ich wykorzystania. Czasy te odeszły jednak bezpowrotnie do lamusa – współczesne rozwiązania informatyczne oferują bowiem zarządcom obsługę kompleksową, obejmującą praktycznie wszystkie aspekty ich pracy.

– Postęp ten jest ewidentnym rezultatem większego otwarcia się na potrzeby branży. Dziś to właśnie oczekiwania użytkowników narzucają twórcom oprogramowania kierunki, w których powinny ewoluować ich produkty, zmierzając do zapewnienia coraz skuteczniejszej odpowiedzi na zapotrzebowanie rynku. Nowoczesność powstających dziś aplikacji oraz ich użyteczność zależy dziś przede wszystkim od ich kompleksowości – mówi Eugeniusz Bazan, współtwórca programu „Wspólnoty mieszkaniowe & FK Bazan”.

Decyzja kluczowa dla rozwoju

Chwilą, w której zarządca wspólnoty mieszkaniowej decyduje się na zakup dedykowanego oprogramowania, jest zazwyczaj pojawienie się potrzeby przyspieszenia całego procesu zarządzania, poczynając od ewidencji lokali i innych pomieszczeń znajdujących wchodzących w obręb wspólnoty oraz ich najemców, a na generowaniu naliczeń za zużycie mediów kończąc. – Działamy na terenie Krakowa już od 12 lat. Oprogramowanie wspomagające naszą działalność zakupiliśmy praktycznie już na jej początku, w chwili, gdy pojawiła się potrzeba zautomatyzowania wszystkich wchodzących w jej skład procesów – mówi Jolanta Kukucz, współwłaściciel firmy Zarząd i Administracja Nieruchomości DAGOBA S.C. z Krakowa.

– Po rozpoznaniu dostępnych na rynku rozwiązań zdecydowaliśmy się na stosunkowo nowy, a jednocześnie przystępny w cenie program, który oferował wiele poręcznych rozwiązań, m.in., możliwość wzbogacania o kolejne moduły zgodnie z pojawiającymi się potrzebami. Wdrożenie go istotnie usprawniło pracę biura, a jednocześnie pozwoliło nam znacznie poszerzyć działalność – ilość zarządzanych przez nas budynków wzrosła z ok. 15 na początku funkcjonowania firmy do ok. 90 w chwili obecnej – dodaje.

Magdalena Hałasińska, właściciel firmy MAH Zarządzanie Nieruchomościami z Wrocławia informuje, że zakup odpowiedniego oprogramowania pozwolił bezproblemowo zwiększyć tę liczbę w ciągu niemal 10 lat z 3 do 50 budynków. – Podjęta wówczas decyzja była kluczowa dla naszego rozwoju. Przyczynił się do tego fakt, że zakupiony przez nas software jest bardzo czytelny i intuicyjny w obsłudze, co nie wymaga od nas przeszkalania nowych pracowników – dodaje.

Jak wybrać, czyli co oferują producenci?

Na polskim rynku dostępnych jest kilkanaście programów, które proponują zarządcom nieruchomości różne funkcjonalności. Jak znaleźć ten, który najbardziej będzie odpowiadał naszym potrzebom? W wśród istniejących rozwiązań warto szukać takiego, które rozwiąże potrzeby kompleksowo, pozwalając szybciej i sprawniej wykonywać wszystkie czynności związane z procesem zarządzania.

Warto zwrócić uwagę na strukturę programu – najlepiej, gdy jest ona skonstruowana tak, by umożliwić zarówno przejrzystą ewidencję wszelkiego rodzaju pomieszczeń w zarządzanych budynkach (mieszkań, garaży, pomieszczeń gospodarczych, sklepów), jak i wykonywanie wszystkich czynności finansowo- księgowych związanych z rozliczaniem ich właścicieli czy najemców. Kolejnym elementem są możliwości aplikacji w zakresie dokonywania rozliczeń – warto, by program kompleksowo spełniał potrzeby zarządcy, poczynając od naliczania czynszów, a kończąc na dokonywaniu dokładnych rozliczeń za zużyte media, takie jak woda, centralne ogrzewanie gaz czy energia elektryczna. Nie bez znaczenia jest również możliwość generowania wszelkiego rodzaju wydruków i rozliczeń oraz faktur dla lokali użytkowych, zarówno tych przeznaczonych dla najemców, jak i generowanych dla takich instytucji Urzędy Miejskie czy MZOK. ­

– Jednym z usprawnień, które zastosowaliśmy w oprogramowaniu  „Wspólnoty Mieszkaniowe & FK Bazan” jest odzwierciedlający rzeczywistość schemat organizacyjny wspólnoty, z logicznym podziałem na wspólnoty, budynki, klatki, lokale mieszkalne i użytkowe oraz pomieszczenia gospodarcze. Poprawia to znacznie czytelność programu. Funkcjonalnościami, które najbardziej cenią sobie nasi odbiorcy jest jednak możliwość dowolnego definiowania zestawień finansowych w zadanym okresie oraz generowanie bilansów rocznych. Istotna jest również możliwość pobierania całych wyciągów z banków. Można powiedzieć, że funkcjonalność komunikacji z systemami bankowymi stała się jednym z głównych wyznaczników nowoczesności i efektywności oprogramowania w naszej branży” – mówi Eugeniusz Bazan.

Przy wyborze odpowiedniego oprogramowania najlepiej skorzystać z porady ekspertów oraz doświadczeń użytkowników – ona najlepiej podpowiedzą, które z rozwiązań najlepiej spełni nasze oczekiwania, a jednocześnie – zaspokoi potrzeby, które mogą pojawić się w przyszłości.