Ważna rola logistyki w budownictwie - jak ją skutecznie planować?

Zadaniem logistyki w przedsiębiorstwie jest dostarczenie produktu do odbiorcy na czas, we wskazanej ilości, oraz we właściwym stanie. Aby temu sprostać, należy zaplanować działania logistyczne, które obejmują: obsługę klienta, prognozowanie popytu, przepływ informacji, kontrolę zapasów, magazynowanie, transport oraz obsługę zwrotów. Wszystkie te obszary mają bardzo duży wpływ na realizację inwestycji. Warto również zaznaczyć, że innym kluczowym narzędziem nowoczesnej logistyki jest również ścisła współpraca z dostawcami.

Logistyka a budownictwo

Branżę budowlaną od pozostałych odróżnia przede wszystkim specyfika poszczególnych inwestycji. Bardzo często na daną budowę należy dostarczyć materiały nietypowe. Wiąże się to często z dłuższym czasem oczekiwania, co znacząco wydłuża proces planowania. W większości branż produkty pakowane są w standardowe kartony i umieszczane na paletach, co ułatwia operację w magazynie i w transporcie, ale materiały budowlane często mają po prostu niestandardowe wymiary. Jest to pewnego rodzaju komplikacja, wpływająca na organizację pracy magazynu oraz planowanie transportu.

W dystrybucji materiałów budowlanych występuje również duża sezonowość, co znacznie utrudnia prognozowanie popytu oraz planowanie zakupów. Dodatkowo, ta sezonowość jest nieprzewidywalna, ponieważ w bardzo dużym stopniu zależy od pogody. Liczba dni z niekorzystnymi warunkami budowlanymi, takimi jak ulewne deszcze czy bardzo niskie temperatury, może wpływać na szybkość realizowanych inwestycji.

Niestandardowe wymiary produktów oraz potrzeby klientów dotyczące rozładunku na placu budowy wymagają od dystrybutorów użycia specjalistycznego sprzętu, takiego jak HDS. Znaczący procent dostaw realizowany jest w miejsca, w których występują różnego rodzaju utrudnienia. Dlatego bardzo ważny jest kontakt osoby odpowiedzialnej za planowanie transportu z klientem, tak aby nie doszło do żadnych nieporozumień i komplikacji – mówi Rafał Zachara, Menadżer ds. łańcucha dostaw w SIG.

Czytaj również: Niekonwencjonalny sposób na komunikację z odbiorcą - zaangażuj go w działanie

Planowanie procesu logistycznego

Aby proces logistyczny spełniał swoje zadanie, wszystkie elementy muszą być ze sobą prawidłowo skoordynowane. Dlatego też bardzo ważnym aspektem jego planowania jest stworzenie strategii logistycznej, dostosowanej do potrzeb klienta oraz przedsiębiorstwa. Na etapie jej tworzenia podejmuje się decyzję o ilości, lokalizacji, rodzaju magazynów, modelu dystrybucji oraz rodzaju transportu, który będzie później stosowany.

Do planowania procesu logistycznego w każdym z jego elementów używa się odpowiednich narzędzi, które optymalizują koszty oraz podnoszą jakość świadczonych usług. Służą one  m.in. do prognozowania popytu: Demand Forecasting System, zarządzania transportem: Transport Management System, magazynem: Warehousing Management System oraz dokładnego planowania zapasów: narzędzia MRP (Material Requirements Planning).

Na logistyczną koncepcję zarządzania w budownictwie składają się takie obszary jak: formułowanie strategii łańcucha dostaw, dobór dostawców, zarządzanie zapasami oraz  procesami magazynowymi, obsługa Klienta i przepływ informacji.

Czytaj również: 5 porad, jak zawalczyć o lojalność klienta biznesowego?

Logistyka zewnętrza i wewnętrzna

Wydzielenie procesów logistycznych na zewnątrz przedsiębiorstwa znane jest od bardzo dawna. Najczęściej są to zadania związane z  IT, Księgowością i HR.

W ostatnich latach coraz więcej inwestycji to wielkie biurowce, a tutaj okno czasowe na dostawę materiałów jest bardzo wąskie. Niejednokrotnie logistyką zarządzają w tych przypadkach specjalistyczne firmy, które koordynują transporty od poszczególnych dostawców. Dlatego planowanie zarówno poziomu zapasów, jak i dystrybucji odgrywa bardzo dużą rolę.

Od kilku lat można zaobserwować coraz więcej procesów z obszarów logistyki, które zlecane są zewnętrznym firmom. Najczęściej chodzi o transport. Dużą popularnością cieszy się również przekazanie obszarów związanych z operacjami magazynowymi. Jednak należy mieć na uwadze, że outsourcing ma większy sens, jeżeli firma zajmuje się produkcją lub dystrybucją produktów standardowych. Jeśli głównym obszarem działania przedsiębiorstwa są artykuły nietypowe oraz przeznaczone dla wymagających klientów, lepiej takie działania zostawić we własnych strukturach. Z drugiej strony warto zastanowić się nad wydzieleniem usług mniej specjalistycznych – komentuje Włodzimierz Jakubas, Kierownik Gospodarki Magazynowej, Project Manager LOT w SIG. W naszej firmie utworzyliśmy nowy  projekt LOT, czyli efektywny sposób zarządzania transportem poprzez otwarcie magazynów regionalnych. Obecnie jeden funkcjonuje w Rudzie Śląskiej, za chwilę otworzymy kolejny we Wrocławiu. Hasłem programu jest "Dziś zamówienie, jutro dostawa". Dzięki większej powierzchni i rozbudowanej infrastrukturze, magazyn regionalny umożliwił nam poszerzenie asortymentu dostępnego od ręki. Nasi przedstawiciele handlowi mogą być pewni, że realizacją zamówień zajmują się dobrze przygotowani i wyposażeni w odpowiednie narzędzia specjaliści, skupieni na dbałości o utrzymanie najwyższej jakości dostaw – dodaje Włodzimierz Jakubas.

Korzyści

Logistyka w usługach budowlanych skoncentrowana jest głównie na zapewnieniu klientowi tego, czego potrzebuje, w jak najkrótszym czasie, przy optymalnych kosztach. Bardzo ważne jest, aby świadczony serwis wychodził naprzeciw oczekiwaniom i stale modyfikował swoją działalność w zgodzie z branżowymi trendami.

Naszą misją jest postawienie się w sytuacji klienta, czyli poznanie jego potrzeb, zanim jeszcze złoży zamówienie oraz przewidywanie i oferowanie towarów na kolejne etapy inwestycji. Wtedy możemy uprzedzić klienta o możliwych trudnościach, takich jak  dłuższy czas oczekiwania na towary w fabryce lub zaproponować zamiennik. Pomoc w planowaniu daje możliwość prognozowania sprzedaży. Zyskujemy również czas na sprawne dostarczenie materiałów na budowę – kontynuuje Rafał Zachara. Bezpieczna dostawa na budowę, realizowana specjalistycznym sprzętem, to również ważny aspekt naszej pracy. Kierowca dostarczający towar musi być właściwie wyszkolony, aby nie być zagrożeniem dla ludzi pracujących na budowie. Musi być także świadomy, na jakie niebezpieczeństwa sam jest narażony. Obsługując duże inwestycje, musimy pozyskiwać od naszych partnerów sporą ilość informacji np. dotyczących towarów, dokumentacji, adresu, godziny i terminu dostawy, utrudnień z dojazdem itp. Bardzo ważne jest, aby przepływ tych danych przebiegał sprawnie, czemu ma służyć trafianie z pytaniami do właściwej osoby i ustalenie szczegółów błyskawicznie za pomocą jednego e-maila bądź telefonu.  Szybka i rzeczowa komunikacja to oszczędność czasu, zarówno partnera, jak i naszego – uzupełnia.

Sprawnie działająca logistyka w przedsiębiorstwie dystrybuującym materiały budowlane zapewnia klientom ciągłą dostępność produktów, co zwiększa prawdopodobieństwo sprawnego zakończenia inwestycji w planowanym terminie. Dobrze zorganizowany łańcuch dostaw pozwala również na obniżenie kosztów, co pozytywnie wpływa na ceny u odbiorcy końcowego.